Blogisch!

Gert-Jan Wiers start met een filmpje over dossiers en de papierberg die verwerkt moet worden in een ROC. De presentatie toonde hoe men die digitalisering heeft ingezet. Net op dreef, viel de elektriciteit uit in de vleugel van het gebouw! In half donker ging Gert Jan verder…

Aanleiding, behalve de papierberg, was het kwijtraken van stukken, centralisatie van de back-office, kleiner vloeroppervlak na verhuizing en de wens om elk moment iemands dossier in te kunnen zien en te kunnen controleren op volledigheid. Prioriteit werd gegeven aan het bekostigingsdossiers, daarna volgen personeelsdossiers. Ondertussen blijkt de elektriciteit er in de halve wijk in Maastricht er uit te liggen…

Het gebruikte DMS is Verseon en dit is gekoppeld o.a. aan nOISe. De lange termijn ambitie is alle papierstroom te digitaliseren. Tip: pak 1 ding tegelijk aan en start beperkt. Laat later andere onderdelen van de organisatie volgen.

Om de papierstroom de digitaliseren èn tegelijk goed te hangen aan de jusite persoon, plakt men na het printen/ontvangst een barcode op het document. Zodat de scanner automatisch het document juist opslaat.

Complimenten voor Gert Jan die al improviserend toch de inhoud wist over te brengen!

(Dit is een crosspost op www.blogisch.nl en rocmb.blogspot.com)

De presentatie werd gegeven door Jan Bartling (ROC-i) en Leo Bakker (Kennisnet). In hun samenwerking heeft men masterclasses ontworpen voor managers. In deze masterclasses probeert men de link tussen beleid en ICT te leggen. Om een indruk te geven laat Jan zien hoe die masterclasses in elkaar zitten. (Jan doet zijn jasje uit… we gaan een middag in 3 kwartier stoppen!)

Er is een grote kloof tussen Onderwijs en IT. “IT is ingewikkeld en je mag niets” versus “gebruikers zijn dom en snappen niets”. Om het grijpbaar te maken worden 3 modellen angeboden:

1. Van ROC-i: met 3 pijlers (infrastructuur, beheer en ict management) en 4 processen (deelnemer, onderwijsontvoering, begeleiding, secundaire processen).
2. Henderson Venkatraman:   een 4 vlaksmodel met een IT/Business as en een Operationeel/Strategische as. (Net als het 9 vlaks model van Rik Maes, maar dan zonder de tactische en verbindende laag) Jan illustreert soorten problemen als een vlak of verbinding ontbreekt.
3. Benson: Van Business Strategies naar Business Results. Het probeert de vraagt te beantwoorden “Hoe krijgen we de kudde de juiste kant op?” En dan vanuit de hele organisatie en niet alleen vanuit management. Vervolgens wordt in 7 stappen getoond hoe je dit uitwerkt.

Zelf vond ik het 2de en 3de model het meest tastbaar en praktisch inzetbaar. Vooral de 7 stappen die Jan illustreerde.

(Dit is een crosspost op www.blogisch.nl en rocmb.blogspot.com)

Rob Verstegen en Dorothée (ROC Leijgraaf) gaven een presentatie over doorlopende leerlijnen en aanpak van doorstroomproblemen. ROC Leijgraaf trekt het project "Stick Together", vanuit de strategische ambitie: "In 2011 zijn we een school zonder uitval", of iets genuanceerder zonder ongemerkte uitval… Partners zijn andere ROC’s en VO scholen in de regio, leerplicht en RMC.

Vanuit de registratie van studentgegevens wil men risicoleerlingen monitoren en interventie plegen. Al gedurende het 4de jaar VMBO wordt gekeken wie "risico-overstappers" zijn. Deze worden gevolgd. Sleutelbegrippen: vroegtijdige signalering, nauwkeurige registratie, snelle interventie, sluitende aanpak.

Enkele kengetallen: Van 2004 tot en met 2007 daalde het aantal risico-overstappers van 17% naar 1,3%. Dus de "ongemerkte uitval" daalde. De kans op ontsnappen is gering. De snelle interventie werd ook duidelijk: contact leggen, controleren aanmeldingen, volgen etc. Als van iemand in oktober de bestemming nog steeds onbekend is, dan gaan de decanen van de VMBO’s alsnog bellen naar de studenten. Belangrijk is dat men zich probleem-eigenaar voelt, ook al is de leerling al vertrokken.

Helemaal interessant vond ik de technische oplossing: een USB-stick! Vandaar de titel… Dus juist niet eerst een portal bouwen, waarop allerlei partijen inloggen en data uitwisselen, maar laagdrempelig een programmatje om te leerlingen volgen op een stick. Alle decanen hebben er één. Per student zijn acties vast te leggen (intake, oriëntatie, gesprek, bedrijfsbezoek etc.) en en statussen (plaatsing, aanmelding etc.) Hieruit zijn weer allerlei handige lijstjes uit te draaien. Hiervoor is gekozen omdat men snel aan de slag wilde en gaandeweg wilde ontdekken wat goed werkt. Alhoewel de gegevens nogal diffuus verspreid zijn op ieder zijn stick, is het toch doeltreffender gebleken dan starten met een groots online systeem. De vraag is wel of het in regio’s met aanzienlijk meer studenten ook zou werken. Verder komen updates 1 keer bij jaar bij het opnieuw uitdelen van de sticks.

De informatieuitwisseling wordt gedaan door RMC als "regioseur". De info van de sticks wordt verzameld en gesorteerd op aankomstscholen. Zodat dat die bij het volgen weer kunnen aanhaken.

Eigen indruk: een originele aanpak die resultaten oplevert!

(Dit is een crosspost op www.blogisch.nl en rocmb.blogspot.com)