Blogisch!

Ik ben vandaag bij de “Overdrachtsconferentie” TripleA, in het ADO stadion. Onze instelling heeft van het gedachtegoed van TripleA en de encyclopedie dankbaar gebruik gemaakt, ook tijdens onze aanbesteding. Alle ontwerpen zijn voor ons onmisbaar gebleken tijdens het proces dat we intern hebben doorgemaakt. Vandaar dat ik een beetje bezorgd was toen ik hoorde dat TripleA ging stoppen, als organisatie. Dat bleek voor niets te zijn: het gedachtegoed wordt overgedragen aan saMBO~ICT. Gelukkig maar, want wij hebben nog veel te doen op de rest van ‘de plaat‘.
John van der Meulen opende de conferentie met een stukje geschiedenis en Ben Geerdink van saMBO nam de bal over. Deze zal gekoesterd worden, volgens Ben. De overdracht zelf is niet alleen die van het ‘product’, maar nog belangrijker, ook die van de werkstijl en ‘community’. Ik ben daar blij mee omdat de verdere ontwikkeling dan geborgd is. De architectuur die is ontworpen is, hoe waardevol ook, altijd een momentopname. Aangezien het product een CC licentie kent, staat niets verdere ontwikkeling in de weg.
De community kenmerkt zich door snelle samenwerking, korte doorlooptijden, ontwikkeling in relatief kleine groepen, brede beschikbaarheid van de producten. Ben vermeld wel dat de ambities verder reiken dan het beschikbare geld op dit moment. Vooralsnog gaat saMBO “toch hard aan de slag ermee”.

Bas Kruiswijk gaat verder met de stand van zaken TripleA. Er zijn 2 addendum’s verschenen:

• Functioneel Ontwerp bij het deel Kernregistratie Deelnemers. Het addendum bevat de uitwerking voor domeindeskundigen en een aanvulling van het technische gedeelte.
• Prototype Roosteren: een aanvullend onderzoek naar complexiteit en haalbaarheid van de roostermachine. Het vermeld o.a. 2 oplosstrategieën (wiskundig). Daarna is een werkend prototype gemaakt: CourseTT. Het kan veel, wiskundig, maar het is nog geen direct implementeerbare oplossing. Het is wel mogelijk dat er laboratoriumexperimenten meer gedaan worden of dat het wordt aangeboden aan een leverancier. CourseTT is open source.

Tot slot werd de gouden encyclopedie uitgereikt aan Paul Meltzer als grootste supporter!

Jan Bartling volgde met een schets van hoe saMBO~ICT verder gaat met de encyclopedie. De echte werkelijkheid is namelijk dat binnen de implementatie van het hele ontwerp de nadruk nog steeds ligt op KRD. Alle overige terreinen (Onderwijslogistiek, Ondersteuning Primair Proces, etc.) dienen komende tijd meer in beeld te komen. Jan gaf ook een kort overzicht van de stand van Onderwijslogistiek. En verder naar de toekomst kijkend: zijn onze applicaties ook in de toekomst afbreekbaar? Want in de levenscyclus van alle software komt na ‘volwassenheid’ toch echt de afbreek-fase. En die vergt een eigen aanpak. Veel hangt samen met het beleidsplan van saMBO~ICT.

Ik wens saMBO~ICT veel succes!

Paul Schuitman is namens het College van Examens betrokken bij de ICT aspecten van examinering. Samen met Nick Harmsen van Cito gaven zij de workshop ICT op de werkconferentie Examinering Taal en Rekenen.

Eerst kwamen de stappen van de implementatie:

• De IT manager en examensecretaris bezoeken regiobijeenkomsten over installatie en inrichting van ExamenTester.
• De cdroms met examensoftware worden geïnstalleerd en er wordt een systeemcheck en “Functionaliteiten Test Examens” uitgevoerd.
• De instelling krijgt een fiat voor het maximaal aantal tegelijk in te zetten computers tijdens afname. Dit is op basis van de resultaten van de systeemcheck.
• De instelling ontvangt packages met examens en wachtwoorden voor de installatie ervan. Deze packages worden geïnstalleerd.
• Het examenbureau voert kandidaten in en koppelt deze aan toets en afnamemomenten.
• Het examenbureau voert een corrector in voor de open vragen. Deze wordt gekoppelt aan toets en kandidaat.
• De toets en correctie worden gedaan en het examenbureau voert een ‘dataretour’ uit van gegevens naar Cito.

Verdere ICT vragen kunnen hier gesteld worden: coeprogrammatuur@cve.nl

Ik ben vandaag op de werkconferentie “Examineren taal en rekenen”. De aanleiding voor deze conferentie was de ontwikkelingen voor centrale examinering en de implicaties naar ICT. De organisatie (Herontwerp MBO) beloofde praktische handreikingen inhoudelijk, logistiek en technisch. Echter geen blauwdrukken, “want elke organisatie is verschillend”. Dacht ik toch dat blauwdrukken een generiek karakter konder hebben .

Achtergrond door Akke Vos:
De wettelijke achtergrond is de recent aangenomen wet “Referenteniveaus Nederlandse taal en rekenen”. Hieruit volgde een gelijknamig “Besluit” en een wijziging in WEB. Omdat het onderwerp Examinering buiten mijn expertise valt kan ik er weinig overzeggen. Alleen een indruk: de kaders, inrichting en regels omtrent examinering zijn erg complex en roepen zelfs voor ingewijden veel vragen op. Generieke eisen, beroepsspecifieke eisen, worden afhankelijk van niveau en het onderzoeksjaar tijdens pilot anders behandeld. Er zijn ook weer allerlei onderverdelingen naar “Instellingsexamen” en “Centrale examen”, met per stuk weer eigen regels. Die dan weer “dwingend” zijn of als “handreiking” dienen. Daarnaast is verdere invulling van sommige onderdelen afhankelijk van politieke beslissingstrajecten. Voor mij teveel variabelen om het duidelijk te krijgen met alleen maar bullet-lijstjes. Ik wens alle examenbureau’s binnen MBO veel succes met het snappen hiervan en nog meer met de uitvoering.
Dus, mijn subjectieve indruk als leek: het polder-resultaat van inzoomen op een relatief klein terrein is een explosie van complexe regels.

Jan Paul de Vries volgde met een toelichting op de implementatie. De “technische partner” is Cito, als leverancier van de software voor het afnemen van examens. Voor 2012-2012 voor niveau 4 wordt gestreefd naar 3 periodes van 2 weken waarin de examens moeten plaatsvinden. Een instelling krijgt een set van equivalente examens en kan zelf een rooster voor afname maken. Per periode kan een student 1x examen afleggen. Een herkansing komt dan automatisch in de volgende periode. De programmatuur heet ExamenTester en Jan vindt deze “bewezen stabiel”.

Wat komt er bij implementatie kijken?

• Inhoudelijk: goede toetsen en cesuur.
• Logistiek: ICT infrastructuur en organisatorische maatregelen.
• Procedures: regels over afnamen, protocollen, tijdvakken, beoordeling en normering.

Examentester is nu een lokaal geïnstalleerd pakket, met koppelingen naar het netwerk van Cito. De examens zelf moeten daarna geïnstalleerd worden en gebruikers moeten toegang verleend worden. In de toekomst hoeft dit niet zo te blijven en er komt een aanbestedingstraject voor examenprogrammatuur.

Fasering:

• Februari 2011: In een pre-pilot wordt bij een gecontroleerde groep een digitaal examen als steekproef afgenomen.
• Februari 2012: Alle instellingen kunnen meedoen aan de pilot, met 1 locatie, gedurende 2 periodes.
• 2012 – 2013: Alle instellingen kunnen meedoen voor alle deelnemers.

Gedurende deze fases wil men langzaam opschalen, evalueren en bijstellen. Vanaf maart 2011 kunnen alle onderwijsinstellingen een voorbeeldexamen installeren en naar eigen wens afnemen. Dit kan gebruikt worden om ervaring op te doen, met alle aspecten hiervan. Opgave voor pre-pilot verloopt via Cito.

Op de hoogte blijven? Steunpunt!

Ik heb me iets verder verdiept in ESS, sinds mijn laatste bericht daarover. Ik ben enkele valkuilen en kansen tegengekomen. Dus bij deze in random volgorde.

Kansen:

• Directere communicatie tussen werknemer en werkgever.
• Minder tijdrovende administratieve handelingen.
• Toegang voor de professional tot de eigen operationele informatie.
• Hogere kwaliteit van data en daardoor betere sturingsinformatie.
• Beter, beleefde, service.
• Controle op mensen in plaats van systemen. Als gegevens niet kloppen, dan is dat niet te wijten aan ‘het systeem’. Overigens geldt ook hier: “Het systeem begint bij jezelf…”
• Meer gelegenheid voor focus op bijvoorbeeld HRM dan personeelsbeheer.

Valkuilen:

• Bij eerste implementatie een piek aan mutaties omdat vrij snel ineens onjuiste gegevens boven tafel komen en deze gewijzigd worden.
• Weerstand overwinnen: een gedeelte van de administratieve mutaties wordt uit handen gegeven. Niet iedereen kan dat loslaten.
• Verkeerde keuze van welke informatie wel/niet middels ESS bekeken of gemuteerd kan worden.
• + Alle valkuilen die elke implementatie met zich meebrengt…

Onze instelling kenmerkt zich, net als zoveel andere organisaties, door schaalvergroting, SSC vorming en centralisatie. Veel critici hebben opmerkingen over de cultuur van grote instellingen en verlies van de menselijke maat, maar dat is even niet waar ik hier op in wil gaan. Er is namelijk ook informatorisch veel over te zeggen. Vandaar even een klein aanloopje naar de titel.

Met SSC’s worden gemeenschappelijke diensten niet meer diffuus verspreid door de organisatie uitgevoerd, maar centraal. Terwijl ze echter wel overal tot in de haarvaten van de organisatie moeten worden aangeboden. Hoe kun je als dienst nu “op afstand dichtbij” zijn? Alleen door een naadloze uitwisseling van informatie.

Voorbeeld: een medewerker personeelsbeheer zat vroeger fysiek op locatie, dichtbij een team, in een kamer op dezelfde gang als andere administratieve medewerkers. Plaatselijke lijnmanager en de docenten vlakbij om de hoek. De grootste hoeveelheid informatie werd informeel uitgewisseld: hoofd om de hoek, even roepen of yellow-note op bureau. Desnoods een formuliertje. De administratieve medewerker kende de plaatselijke situatie zo goed, dat bij onduidelijk ingevulde formulieren eigen interpretatie voldoende was om te snappen wat nodig is. En anders vroeg je even verder “om de hoek”.

Nu plaats je deze medewerker, samen met zijn gelijken die werkten voor andere teams, op een centrale plaats, fysiek ver van de teams. Ineens is de informatie-keten gebroken! Veranderingen op de werkvloer bereiken de administratie niet meer. Veranderingen die vaak een formele weerslag dienen te hebben. Generieke oplossing: we maken formulieren!

Wat zijn nu een paar nadelen van informatiestromen laten verlopen via formulieren? Het leidt tot bureaucratische rompslomp en daarnaast is het gebruik van formulieren als een pleister: het is hoogstens een lapmiddel om informatie niet op dezelfde plek te hoeven  registreren als waar die ontstaat. Tweedehands-informatie. Dit heeft in gedrag allerlei consequenties:

• Medewerkers voelen zich na invullen niet meer eigenaar van de informatie. Omdat het systeem waarin het wordt vastgelegd van een “andere” afdeling is. Foute informatie wordt minder snel gecorrigeerd. De datakwaliteit vermindert. Rapportages die aansturing ondersteunen zeggen dan weinig.
• Om zelf over de actuele informatie te kunnen beschikken, gaan medewerkers zelf lijstjes aanleggen. Vaak oprecht gemotiveerd om hun werk goed te kunnen doen. En wat is de ideale lijstjesproduceerder? Enter Excel-hell.

Verder heeft centralisatie geen efficiency voordelen, als de tijd die nodig is voor het invullen van een formulier (door de medewerker uit het primaire proces) groter is dan de tijd die nodig is om het zelf te registreren in de juiste applicatie. Je kunt echter niet verwachten dat elke medewerker op de juiste manier een backoffice registratie pakket kan gebruiken. Onderwijsprofessionals roepen dan terecht “ik ben toch geen administratief medewerker?” (Overigens blijft er voor het volgen, begeleiden en coachen van studenten nog genoeg administratie over voor onderwijsprofessionals, maar dat is een ander verhaal.)

Dus: we willen af van die papieren rompslomp èn tegelijkertijd moet de registratie van bedrijfskritische gegevens bij een administratief medewerker blijven. Zoals altijd is hiervoor allang een term verzonnen, met 2 smaken: Self-Service

• ESS: Employee Self Service. Oftwel zelfbediening door de medewerker.
• CSS: Customer Self Service. Oftwel zelfbediening door de student.

Met Self-Service beheert iemand een deel van zijn eigen gegevens. Hierdoor blijft hij/zij zich eigenaar voelen van de data. Technisch wordt dit meestal ondersteunt door òf alle formulieren te digitaliseren òf door self-service modules aan te bieden die van administratieve systemen een inkijk bieden in de eigen informatie. Waarbij met juiste autorisatie sommige velden zelf gewijzigd kunnen worden.

Komende tijd wil ik me hier meer op oriënteren. Er zijn vast allerlei valkuilen en kansen enzo….

Ik ben niet iemand die zijn profielfoto om de dag verandert èn wil deze overal hetzelfde houden. De kans op “social-media-schizophrenia” is toch al groot. Ik ben na een paar jaar wel toe aan verandering, maar heb een beetje een drempel om bij 100 sites mijn profiel langs te lopen. Tis maar een foto, zou je zeggen, maar het werkt op de een of andere manier sterk identificerend. Enter Gravatar.

Gravatar, oftwel Globally Recognized Avatar is een service van de makers van WordPress. Hier kun je profielfoto’s uploaden en deze verbinden met de grotere sociale netwerken (Twitter, Facebook, WordPress, Blogger, Flickr, Foursquare, Youtube). Deze koppelingen worden, als de bestemmings-site dat gebruikt, netjes afgehandeld middels OAuth.

Ze beloven dat bij het veranderen van je profielfoto, deze automatisch verschijnt bij alle gekoppelde services. Alles bij elkaar niet een heel groot perceel van functionaliteit (profielpagina, gekoppelde identiteiten en synchronisatie van je foto), maar wel handig.