Blogisch!

Het is al weer even geleden dat ik TIER succes wenste en de hoop uitsprak dat er meer resultaten beschikbaar zouden komen. Nu is de doorlooptijd van academisch onderzoek, terecht overigens, meestal langer dan een jaar, maar aankondigingen, tussenresultaten of onderzoeksmethodes zijn ook interessant.

Ik kon helaas vorige week niet op de TIER-dag zijn en de presentatie van de Best Evidence Encyclopedia. Hoopvol opgezocht, maar helaas voor MBO nog erg leeg. Ik blijf dus nog even hoopvol afwachten. Vooral omdat ‘Evidence Based’ besluitvorming wellicht een beter fundament biedt voor veranderingen. Of onderwijsvernieling zoals sommigen het noemen.

Op de laatste saMBO-ICT conferentie hebben Peter Zacht en ik een presentatie gegeven. Deze bestond uit 2 delen: de ervaringen van onze zoektocht naar meetbare doelmatigheid en de eerste resultaten van een onderzoek naar macrodoelmatigheid onder Brabantse MBO instellingen. Hieronder volgt het eerste deel samengevat.

Alhoewel de aanleiding vooral financiële druk is, lijkt het ons toch noodzakelijk om doelmatigheid ook vanuit andere perspectieven te benaderen. Die hadden we al een tijd terug verzonnen. We hanteren als uitgangspunt:

• Ons product is een opleiding en die vinden we terug in onze data als CREBO.
• De afzet van het product is het aantal deelnemers op die opleiding.

Hieronder staan ze op een rij en onze zoektocht naar bijbehorende metrieken.

• Arbeidsmarktrelevantie: hoe groot de kans op werk is. De gegevens hiervoor halen we van kansopwerk.nl. Door steeds kenniscentrum, opleiding, niveau en regio te kiezen geeft de site de kans op werk op een schaal van 1 tot 5 (gering tot goed). Het is bewerkelijk om dit te herhalen voor 200 CREBO’s. Gelukkig kregen we medewerking van COLO (nu S-BB) die in een datadump van onze regio voorzag.
• Rendement: hoeveel % van de deelnemers met een diploma vertrekt, volgens de definitie van ‘jaarresultaat’.
• Omvang: het aantal bekostigde deelnemers op de teldata 1 oktober en 1 februari, zoals deze aangeleverd worden aan BRON. Visueel stellen we deze voor als de Long Tail.
• Betaalbaarheid: de ratio van kosten en opbrengsten van een opleiding. Gegevens hiervoor komen uit onze financiële administratie. Deze is echter niet of moeilijk per CREBO uit te rekenen. Wat wel lukt via ons onderwijsallocatiemodel, is het naar tarief uitrekenen hoeveel er aan personele formatie begroot is.

Wel eens een afteller tegengekomen in het verkeer? Ik merk dat ik me minder gestrest voel tijdens haast als ik ZIE dat ik 57 seconden moet wachten voor het groen wordt. Afwachten verandert in gewoon wachten. Dat heb ik nu ook met het opstarten van de PC.

Soluto is een tool die analyseert wat je computer allemaal zou kunnen vertragen. Na de installatie en het heropstarten kan die analyse beginnen. Het scant alles dat tijdens het opstarten voorbij komt en plugins of extensies van browsers. Vervolgens geeft het de keus om een bepaald onderdeel te verwijderen of later handmatig op te starten.

Bijkomend voordeel: het leert steeds beter inschatten hoe lang de opstart duurt en toont de resterende tijd. In plaats van direct 6 programma’s op te starten zodra het bureaublad in beeld komt (en daardoor het eigenlijke opstarten te vertragen), wacht ik lekker geduldig, met grote innerlijke rust.

Wat doe ik?

Ik ben bezig om een informatieportfolio te bouwen. Dat is kort samengevat: een database van alle informatieproducten van een instelling, waarin relaties gelegd worden met interne leveranciers, doelgroepen, processen in waardeketen, kernsystemen, publicatiedata, definities en KPI‘s. Ik gebruik hiervoor Microsoft Access. Om het datamodel te ‘tekenen’, kunnen tabellen worden getoond met lijnen ertussen die de relaties voorstellen.

Wat kan ik?

Tabellen in beeld brengen, de lijnen ertussen, alles verschuiven (zodat het er een beetje spinneweb-achtig uitziet) en er een afdruk van maken over 8 pagina’s.

Wat wil ik?

• Als ik een tabel schuif tot aan de rand van het scherm, dat mijn papier mee schuift!
• In en uit kunnen zoomen!
• Meerdere tabellen tegelijk kunnen selecteren/slepen!
• Dat het scrollwiel van de muis gebruikt kan worden, net zoals de scrollbalk. Draaien aan het wiel doet nu niets.
• Als je over de relaties een rapport genereert, dan lijkt het wel te kunnen. Echter elk lijntje wordt als los object gezien. Schuif je een tabel in het model, dan komen de verbindingslijnen niet mee…. Schuif je bij de relaties een tabel, dan verandert het rapport niet mee. Bummer…

Eigenlijk wil ik dus dat objecten net zo behandeld worden als in een tekenpakket…

Wat vind ik?

Ik vind dit heel gewoon, omdat het broertje Excel en zusje PowerPoint dit ‘gewoon’ al jaren kunnen! Objecten selecteren, slepen, in/uitzoomen. Allemaal zo 1995.

Zo’n vier jaar geleden startte ik echt met back-uppen. De oplossing die ik toen koos (Amazon S3 en JungleDisk) heeft ongeveer 3 jaar naar tevredenheid zijn werk gedaan. Alleen werd het toch prijzig. $0,14 per GB per maand voor opslag en $0,12 per GB per maand voor dataverkeer lijkt weinig, maar als je 200 GB wilt opslaan….

Totdat ik dus Crashplan ontdekte. Net als bij Amazon kun je je back-up bij hun opslaan. Wat interessanter is: je kunt binnen je familie-, vrienden- of vage kennissenkring opslag aanbieden. Het programma zelf, dat voor het back-uppen zorgt, is gratis.

Hoe werkt het?

• Maak een account aan bij Crashplan.
• Download en installeer Crashplan op de computer waar de back-up moet komen of vandaan komt.
• Wijs mappen/bestanden aan die in de back-up moeten.
• Wijs bestemmingen aan waar de back-up naartoe moet. Dit kunnen computers van jezelf zijn maar ook die van vrienden!
• Als je iemand anders opslag wilt bieden, stuur hem dan de code die Crasplan hiervoor biedt.
• Stel eventueel in wanneer er gescand moet worden op nieuwe of gewijzigde bestanden en met welke snelheid die geüpload moeten worden.
• Back-ups kunnen door anderen niet bekeken worden. Degene die opslag aanbiedt ziet één groot bestand. Daarin zitten al je eigen bestanden versleuteld.

Een voorbeeld van hoe ik het implementeerde:

• Binnen de familie zijn 2 computers aangewezen die niet uit worden gezet.
• Beiden bevatten een 2TB schijf.
• Onderling wisselen we de vriendencodes uit die Crasplan genereert.

Is 2 back-ups niet een beetje overdreven?

Dat lijkt zo, totdat een PC crasht van een vriend en in de week die nodig was om een nieuwe aan te schaffen zijn externe schijf met back-up van tafel valt. Zeker voor onzekere…

Vorig jaar heb ik al eens een functioneringsgesprek gehad met Sammy, mijn smartphone. Ze komt uit de familie ‘Galaxy’, eerste generatie. Ik had haar als manager een beetje verwaarloosd en overvraagd. Ze probeert altijd wel gehoorzaam haar taken uit te voeren, maar dan moet ik wel óf de middelen bieden óf keuzes maken. Als ik me niet van deze verantwoordelijkheden kwijt zou ze me insuperordinatie kunnen verwijten. Dat het niet goed met haar ging bleek uit trage reacties. Bijvoorbeeld het opvragen van contactgegevens duurde meer dan een minuut, een foto maken duurde 30 seconden, de accu liep in 8 uur leeg, etc . Dus er waren maatregelen nodig!

Welke middelen kan ik bieden?

• Voldoende stroom: voor €18 toch maar eens een reserveaccu aangeschaft. Ik merk dat ik vaak het einde van de dag niet haalde.
• Voldoende functionaliteit: installeren van nieuwe applicaties én zorgen dat ze regelmatig een upgrade krijgen. Maar hierin ligt gelijk een valkuil….
• Voldoende bijscholing: ze heeft zich ontwikkeld van Froyo (Android 2.2) naar Gingerbread (Android 2.3). Hiervoor waren we wel afhankelijk van een externe partner: Samsung KIES. Hierover zijn we allebei erg ontevreden. Daarin staan we niet alleen.

Hoe maak ik keuzes?

Door kritisch te kijken naar apps, niet zomaar alles te installeren en als ik ze weinig gebruik te verwijderen. Zeker als apps op de achtergrond de hele tijd aan staan. Uiteindelijk heb ik het volgende verwijderd:

• Lookout de virusscanner: Er zijn nog zo weinig virussen of malware voor Android dat ik geen virusscanner alles laat vertragen. Als er een exploit in omloop komt, dan hoor ik dat wel via de blogs/twitter. Ik acht het risico laag, zeker omdat ik weet wat ik installeer.
• Facebook: zowel de app zelf als de accountsynchronisatie. De laatste zorgde ervoor dat friends ook contactpersonen zijn op je smartphone en dat datums van events in je agenda komen. Leuk, maar dia kan ik missen.
• Twitter: ook zowel de app zelf als de accountsynchronisatie.

Met de laatste twee is iets apart: de twitter- en facebookapps zijn zogenaamde html-wrappers, oftewel een schilletje om de mobiele variant van de webpagina heen. Met extra’s als notificaties en synchronisatie en zo. Als ik dat loslaat als vereiste, dan kan ik net zo goed een snelkoppeling aanleggen naar de mobiele versie van de webpagina van facebook en twitter.

Resultaat: ze loopt weer als een zonnetje!

Plenaire lezingen of presentaties, ik weet het, horen er nu eenmaal bij. Tenminste als je geen onconferentie organsieert. Je levert interactie in, doordat de werkvorm passiever is. Meestal is er weinig ruimte voor het stellen van vragen.

Wat wil ik daar voor terug? Een boeiende spreker! Met de volgende kenmerken:

• Spreekstijl: iemand die niet monotoon opleest van papier of powerpointbullets, maar afwisselt in klemtoon, tempo en volume. Iemand die oogcontact maakt met verschillende mensen uit het publiek, die humoristisch is zonder de aandacht op zichzelf te vestigen.
• Inhoudelijk: iemand die diepgang brengt, geen open deuren intrapt en me verbaasd. Zijn redeneringen niet uit de lucht laat vallen en argumenten niet baseert op mode-anekdotes.

Soms geef je een spreker het voordeel van de twijfel, een spreker die goed bij het thema past, hoeft nog niet bij mij te passen. Al zou ik maar één keer verbaasd worden! En iets te overdenken hebben dat ik zelf al niet bedacht had …

En op basis van vroegere conferenties, alsjeblieft: géén trendwatchers meer. Ik heb helemaal genoeg van mensen die vertellen dat ‘het gebruik van smartphones’ toeneemt en dat ‘de huidige generatie zo goed kan multitasken’ en dit vertellen alsof het iets nieuws is. De conferenties waar ik kom, zitten over het algemeen vol met bezoekers die op de hoogte zijn van technische ontwikkelingen en in hun eigen organisatie voorop lopen. Het heeft geen zin om ze dan te vermoeien met lijstjes die illustreren: alles meer, alles sneller, alles groter tot we in de techno-hemel zijn.

Maar wat nu als ik live-blog over een keynote die me niet kan boeien of verbazen? Ik merk dat ik dan wel verslag doe, relatief neutraal, maar niet echt beschouwend schrijf. Daarnaast is het tempo bij live-bloggen ook net iets te hoog om een potje te gaan reflecteren. Ik heb wel het voornemen om in de toekomst opbouwend kritischer te schrijven.

Overigens is het vinden van een goede keynote spreker zeker niet makkelijk. Boeiende sprekers die diepgang combineren met een aangename spreekstijl hebben drukke agenda’s. Maar toch…

De vorige post vermeldde InformatieProducten op operationeel niveau. Oftewel de informatie die nodig is om je werk te kunnen doen. Wat voor werk dat precies is, laat zich beschrijven als een proces waarin stappen in serie worden uitgevoerd. Daarom zijn procesomschrijvingen altijd een waardevolle onderlegger voor de articulatie van de informatiebehoefte. Als ik wil duiden welke operationele informatie precies nodig is, dan pak ik ze er vaak bij. Dit veronderstelt overigens wel een AO die zijn topische vragen beantwoord heeft.

Visueel zijn InformatieProducten snel terug te vinden in workflow diagrammen. Het zijn de pijlen! Omdat informatie zich dan verplaatst van de ene processtap (waarin iemand met Rol A informatie creëert) en de andere processtap (waarin iemand met rol B informatie ontvangt). Het kan echter ook een technische koppeling zijn tussen 2 systemen die informatie automatisch genereren, verzenden, ontvangen en verwerken.

Vereenvoudigt weergegeven:

Als fan van ordeningsstructuren zoek ik altijd naar manieren om informatie in te delen. Eén van de manieren die ik eerder noemde was een indeling op niveau. Meer specifiek: strategisch, tactisch en operationeel. Hieronder volgt een matrix met op elk niveau het doel en de bron van de informatiebehoefte.

Het is een beetje egocentrisch, ik weet het. Patsen met je eigen 117 conferentie-tweets.

Ze zijn als volgt gemaakt:

• Downloaden van Archivist.
• Zoeken op hashtag #samboict
• Exporteren naar text (tab gescheiden bestand)
• Importeren in Excel, met tab als scheidingsteken.
• Filteren op username @blogisch

Bij deze:

Bert van Daalen en Eric Jongepier presenteren een try-out of demo van een ‘werkende’ onderwijscatalogus omgeving.

Eric schets de vaagheid van de onderwijscatalogus: het is niet echt zichtbaar, het doet wel veel op de achtergrond, het heeft geen knoppen. Dus hoe leg je het uit? Ontwikkelaars kunnen er nog niet mee aan de slag. Ze hebben daarom een demo gemaakt, zodat je een beter beeld krijgt dan alleen conceptueel. “Ons beeld van hoe een onderwijscatalogus er uit KAN zien.”

De implementatie van de Onderwijscatalogus is op veel instellingen beperkt. Zo zijn koppelingen met logistieke systemen vaak een brug te ver. Eric adviseert ‘modulariteit’.

Bert toont de clickable-demo schermen die het volgende kunnen:

Voor een aanbod-ontwikkelaar:

• Opleidingen opbouwen uit onderdelen door blokjes te slepen of in te vullen.
• Metadata van onderdelen aanvullen door een blokje te openen.
• Wizards die je door het proces van arrangeren helpen.
• Ballenbak-visualisaties geven van een arrangement.
• Producten uit de catalogus verrijken met informatie over de logistiek ervan.

Voor een intaker:

• Voor een deelnemer een ballenbak samen stellen op basis van een standaard-arrangement.
• Blokjes slepen aan de hand van keuzes van een deelnemer.

Voor de begeleider:

• De voortgang op onderdelen op vragen. Dit is gevisualiseerd door de ballen in de bak te kleuren.
• Opnieuw klaarzetten van niet-behaalde onderdelen, door ze te slepen naar de bak die nog gedaan moet worden.

Bert benadrukt, in mijn ogen terecht, het belang van goede visualisaties in de user-interface. Of de metafoor van een ballenbak voor een begeleider een handige is weet ik niet. Tot nu toe kom ik meer signaal-dashboard achtige interfaces tegen. Waar ik blij mee ben is de impuls die het kan geven, aan zowel instellingen als leveranciers.

Het voornemen is nu om het functioneel ontwerp uit de encyclopedie te actualiseren. De demo komt ook beschikbaar.

Jan Pleizier, Jef van den Hurk en David Dekker praten ons bij over de implementatie van OLS van EduArte.

Jan opent met de conclusies:

• Flexibiliseren is eigenlijk slim organiseren.
• Begin eenvoudig, schaal daarna op. Het lijkt me dan wel een uitdaging om de nadelen van inktvlekwerking te voorkomen (wat voor ene team werkt, werkt voor volgende ineens niet).
• Regel onderliggende processen goed.

De ambities van het Hoornbeeck college blijken uit de eisen:

• Ze zijn gèèn onderwijssupermarkt, dus zo richten ze het nog niet in.
• Maatwerk lessen moeten passen binnen een ‘normaal’ rooster.
• Geen grote investeringen.
• Schaalbaar/faseerbaar. Concreet betekent dit dat ze begonnen met Taal/Rekenen.

Jef vervolgt met de 80/20 regel. Als 80% van de onderdelen van een opleiding voor iedereen gelijk zijn, dan hoef je maatwerk alleen maar te regelen voor de 20% van de overige onderdelen. Eenmaal aan de slag bleek dat OLS van EduArte dit en de rest van een aantal logistieke processen kon ondersteunen.

David vertelt: de OLS module ‘dwingt’ je er toe processen af te stemmen. Onder andere door allerlei voortgangsmetrieken te rapporteren:

• Hebben alle studenten hun keus kenbaar gemaakt?
• Hebben alle studiebegeleiders die keuzes geaccordeerd?
• Welke onderdelen gaan daadwerkelijk starten?

Voor mij was dit de eerste keer dat ik ervaringen over OLS hoor. Handig om dat we zelf nog moeten starten met onderwijslogistiek. Al dan niet met deze module van EduArte. Spannend lijkt me dan: flexibiliseren met niet teveel variabelen, terwijl je systeem dat later wel moet kunnen als je er aan toe bent…

Wat ik daarom goed vind is dat ze durven beginnen met ervaring op doen, zonder te wachten op de volmaaktheid van andere systemen (roosters, middelen etc.).

Peter Hollants van AbOvo en Trijntje Kraak geven een presentatie over een inzetplanning-tool.

De aanleiding om hier aandacht aan te geven waren reacties op de kwaliteit van roosters. Daarbij kwam naar voren dat kritisch kijken naar een rooster leuk is, maar het hele proces ervòòr is veel belangrijker, aldus ook de zuchtende roostermakers. Dus ga a.u.b. aan de slag met strategische/tactische personeelsplanning! En alle informatie die daar uit moet komen. Liefst niet in 100 excel bestanden. Dus ging men op zoek naar tooling.

Ze schetst de fases van het project: Analyse, Modelleren, Ontwikkelen, Testen en Implementeren. Tijdens het ontwikkelen lag daarbij de nadruk op SAMEN alles iteratief doen. Hierdoor kon angst bij eindgebruikers (opleidingsmanager) ondervangen worden. Men was bang dat het gebruiken van één systeem ook zou afdwingen dat er op één manier gepland zou worden. Door ze mee te nemen ervaren ze dat het systeem flexibel allerlei manieren van plannen ondersteunt.

Ook leerzaam: wat waren de succesfactoren? Tips van Trijntje:

• Laat leden van het projectteam uit onderwijs komen.
• Stel samen met eindgebruikers functionele eisen op. Ontwikkel en test samen.
• Werk in de volle breedte van de organisatie: alle domeinen waren vertegenwoordigt. Om “Not invented here” syndroom te voorkomen, denk ik.
• Implementeer pas na positieve evaluatie door eindgebruikers.

Peter vervolgt met de puzzelstukjes bij plannen: Curriculum/Docenten/Wensen/Taken/Groepen/Budget. Vervolgens toont hij de informatie die er IN moet (basisgegevens van ruimtes, personeel, etc.) en wat er UIT komt (overzichten voor o.a. roosteraars).

Ik vermoed dat de functionaliteit van de “Inzetplanningstool” op de use case (Triple A) “Tactische planning” zit en voor “Beheren middelen” (mensen ahum). Wat ik herkenbaar vond is het gebruik van excel door managers om de inzet van hun personeel te plannen. En dus per manager een eigen manier van werken met de inzet-informatie. De functionaliteit van deze inzetplanningstool zit dus precies tussen beheren van middelen en daadwerkelijke roosteren in.

Rob Vink van het IVA geeft de keynote “Doelmatigheid” met als ondertitel “Optimaliseren op het kruispunt van belangen”. Hij start met een rondje langs de belangenvelden: deelnemer, arbeidsmarkt, overheid en maatschappij. Het levert allerlei spagaten op die doelmatigheid compliceren. Voorbeelden van spagaten:

• Toegankelijk beroepsonderwijs versus eisen stellen aan startende deelnemers.
• Doelmatig zijn op de schaal van je eigen instelling versus ondoelmatig zijn in de hele regio (macrodoelmatigheid).
• Goedkoper impliceert vaak massa, wat weer brede opleiding betekent, versus de behoeften aan specialisten op de arbeidsmarkt.

Ik had nog nooit gehoord van DEPES, een indeling waarbij je trends op 5 terreinen bekijkt: Demografisch, Economisch, Politiek, Ecologisch en Sociaal. Vervolgens teken je deze in op 4 kwadranten: door steeds 2 assen te analyseren (grote/kleine impact en grote/kleine onzekerheid).

Rob vermeld 3 trendsoorten:

• Versnelling: toepassingen van technologie nemen toe, de waarde van nieuwe informatie neemt steeds sneller af.
• Versnippering: maatwerk, individualisering en toenemende differentiatie.
• Verdichting: systeem- en netwerkintegratie.

De complicerende factor voor onderwijs: Meer en beter onderwijs organiseren met minder publieke middelen.

Rob geeft tips voor informatiemanagers en ICT:

• Breng de buitenwereld naar binnen.
• Ent je informatie op een logistiek onderwijsmodel.
• Zoek naar manieren waarop ICT de 3 V’s ondersteunt!

Èn vul aan met: Verbinding, Vertraging en Verwondering!

Fabrice Mous van Outdare geeft de keynote “Gevangen in de Wolken” over de kenmerken en uitdagingen van cloud-computing.

Het is fijn dat je infrastructuur en applicaties uit de muur komen… Maar wat als je wilt veranderen? Hij citeert “Cloud computing may become the mother of lock-in.”. Waarom?

• Als je wilt veranderen van leverancier, kan je data dan mee?
• Als die data gegenereerd wordt door applicaties, kunnen die dan mee?
• Als je de data mee kan nemen, worden alle relaties dan behouden?

Op alle lagen van cloud-computing kom je vendor lock-in tegen. Zijn er voorbeelden waar het wel gewerkt heeft? Ja: telefonie.
Advies van Fabrice:

• Beslis niet te snel.
• Bepaal je risico’s. Vendor lock-in is een ‘duurzame’ relatie.
• Eenmaal besloten, manage dan de gevolgen van eventuele vendor lock-in. (backup etc.)

Rosemarijn de Groot van ROC Nijmegen geeft een presentatie over veranderingen bij een IT afdeling. Ik ben vooral nieuwsgierig naar de menselijke kant van het verhaal. Ze brengt enkele prikkelende punten naar voren:

• Durf jezelf steeds de vraag te stellen: Doen we de goede dingen? Maken we de juiste keuzes?
• Luister naar kritiek op het groeiende aantal adviseurs.
• Kijk kritisch naar de ratio onderwijs/ondersteuning.
• Ze breekt een lans voor IT medewerkers die erg loyaal zijn aan onderwijs. Maar: laat IT-ers geen dingen doen waar ze niet goed in zijn! Geniet van de talenten van je medewerkers! Juist als ze autistiforme kenmerken hebben. Stop met het lastigvallen van IT-ers met cursussen communicatie.
• Verandertrajecten leiden zelden tot permanente cultuur. Stop ermee de ‘cultuur’ bij ICT’ers bij onderwijsinstellingen te willen veranderen!
• Deel je visie èn geef de tijd om te ‘oefenen’ met beslissingen die een verandering pogen te veroorzaken.
• Hou je niet ALLEEN bezig met het schrijven van Business Cases, projectplannen, SLA’s … Van huwelijkse voorwaarden opzich wordt je huwelijk niet beter. Daarvoor zijn andere dingen nodig…
• Is verzakelijking bevorderlijk voor een afrekencultuur of voor kwaliteitsverbetering?
• Helpt ‘meten-is-weten’ bij de communicatie of het indekken tegen wijzende vingers?

Ze eindigt met “World after Midnight”:

Vaak bevind ik mij tussen personen die informatie nodig hebben aan de ene kant en die het leveren aan de andere kant. Opzich ligt zo’n brugfunctie mij wel. Tot voor kort hield ik zelf overzicht over de informatiebehoefte en -levering, door lijsten aan te leggen in excel. Hierop kwamen dan de namen van de rapportages, formulieren, data-exports en monitoren. Gedurende een vorig project werd duidelijk dat dat niet meer voldoende is. Dus ben ik een database gaan aanleggen. Het geheel noemen we het InformatiePortfolio (en ja, ik vind CamelCase leuk).

Ik hanteer daarbij de volgende omschrijving:

Het geheel van InformatieProducten die gevraagd of geleverd worden waarbij telkens relaties worden gelegd met kernsystemen, leveranciers, stakeholders, kaders, rollen, definities, publicatiedatums, processen en KPI’s. Aan elk InformatieProduct worden kenmerken toegekend zoals een code, naam, omschrijving, doel, niveau, status en frequentie. 

De basis van dit portfolio is dus een lijst met InformatieProducten. Door bovengenoemde relaties te leggen kan het portfolio het volgende leveren:

• Productkaarten: Per InformatieProduct een overzicht van alle kenmerken, definities, systemen en leverancier.
• InformatieKalender: Wat wordt wanneer geleverd?
• KPI-Register: Welke prestatie-indicatoren zijn er en welke InformatieProducten zijn hiervoor de onderlegger?
• Overige rapportages: bijvoorbeeld welke afdeling is verantwoordelijk voor welke informatie of welke informatie komt uit welk systeem?

Het aantal items in het portfolio groeit erg snel. Dat vind ik niet erg, zolang ik maar overzicht kan creëren. In een later stadium kan dan weer kritisch gekeken worden welke informatie niet meer nodig is.

Eerst iets over twitter: Ik gebruik twitter voor mijn werk nog steeds, echter mondjesmaat. Door meerdere accounts te gebruiken vermoei ik de rest van de wereld niet met triviale tweets (“Ik heb een nieuw paar bergschoenen.”) en mijn familie bijvoorbeeld wel (En ja, wij hebben veel wandelaars in de familie). Ik onderschrijf wel het idee dat je het als instrument voor professionalisering kunt gebruiken, maar ik blijf steeds terug komen bij Google Reader. Waarom? Twitter is voor mij de brandkraan die onbeperkt open staat. Google Reader is meer de mengkraan die ik kan afstellen.

De voordelen voor mij:

• Door selectief te zijn in het kiezen van blogs die ik volg heb ik minder last van de attention crash. Oftwel: als ik alles wil volgen dat mijn intellect begeert wordt ik gek. Hiervoor heb ik wel het aantal bronnen (feeds) terug moeten brengen. Het waren er meer dan 500, nu ‘slechts’ zo’n 250.
• Door ‘tags’ toe te kennen aan elke bron, worden de toch nog 100 berichten per dag overzichtelijker ingedeeld. Ik gebruik voor elke bron 3 soorten tags, afhankelijk van wat ik in beeld wil hebben of filteren.
• Hierdoor kan ik het berichten verkeer ‘mengen’. Iets minder techniek? Iets meer fotografie? Iets minder humor? Iets meer design? etc.

De soorten tags helpen de volgende dwarsdoorsnedes te maken:

• Context-tags: @Home en @Work halen de twee belangrijkste contexten uit elkaar.
• Tijd-tags: #Dagelijks bekijk ik dagelijks èn zet ik op ‘gelezen’. #Maandelijks hetzelfde. #Someday wil ik nooit missen. Er zijn onderwerpen die ik 1 keer per maand aan wil snijden. In die tijd staat er genoeg klaar. Daarna gaat alles met de tag #Maandelijks op ‘Gelezen’.
• Onderwerp-tags: Op welk terrein een blog zich (grotendeels) begeeft. Bijvoorbeeld techniek, architectuur, onderwijs etc.

Vanaf nu: 1 bron erbij, 1 eraf! Het totale aantal berichten is toch meer dan ik kan lezen. Ik heb geen zero-inbox doel net als bij mail.

Zoals beloofd zou ik nog terugkomen op het verband tussen verzuimmeldingen en privacy. Toen schreef ik al:

• Laat de leerling en/of ouder zelf bepalen wat voor privacy niveau gewenst is.
• Laat de school bepalen wie welke rol heeft op elk niveau.

Enkele voorbeelden van redenen van verzuim bij elk niveau:

1. Privacy-niveau Laag: het maakt de leerling niet uit als willekeurige medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “De bus was te laat.”, “De wekker ging niet af.”, “De brug stond open.” etc. Voor deze gevallen kan iedereen alle 3 de rollen vervullen.
2. Privacy-niveau Middel: het maakt de leerling wel degelijk uit dat maar een beperkte groep medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “Ik moest naar de dokter.”, “In die les zitten leerlingen die me pesten.” etc.
3. Privacy-niveau Hoog: de leerling wil dat de reden en beoordeling heel vertrouwelijk blijft. Redenen zoals “Ik moest naar de Psychiater.”, “Ik moet naar de dokter vanwege een vriendje en mijn ouders mogen het niet weten.”

De kunst is nu om van te voren voor elk niveau de juiste betrokkenen te bepalen. Hieronder steeds weergegeven met een gekleurde smiley. Enkele voorbeelden:

Enkele opmerkingen:

Nu doet zich iets leuks voor: ik krijg feedback op mijn WAROM3-model! De grote lijnen blijven gelijk, echter in de onderdelen worden suggesties gedaan voor andere termen. Eigenlijk beter dan die van mezelf, maar dat haalt weer mijn afkorting (WAROM) onderuit. Ik heb de neurotische neiging om na het kiezen van een afkorting me er heel erg aan te houden. Wat weer de omgekeerde wereld is. Je past een jas aan het weer aan, niet het weer aan je jas. Dus voortaan ga ik eerst modellen verzinnen, tekenen en uitwerken zonder er een kreet aan te plakken!

Maar voordat ik me aan mijn model blijf door-irriteren wil ik even door-itereren. Dat de horizontale lagen in het model overeenkomen met de fases uit de tekst was niet in één opslag duidelijk. Daarom hieronder een kleine aanpassing.

Peepeeteetje voor de liefhebber.