Blogisch!

Ik heb wel eens gemopperd op de reductieberekening van VSV, maar vandaag kwam er op zich weer goed nieuws: voor elke student minder die voortijdig de school verlaat wordt nu geen €2.000 euro gegeven, maar €2.500!

Het geld is bedoeld om ervoor te zorgen dat scholen de komende jaren blijven investeren in het voorkomen van uitval en om hun financiële risico te verkleinen.

Tegelijk met het bericht komen de voorlopige cijfers van het tweede convenantjaar (2008 – 2009) ter beschikking. Met daarin een aardige bellenplaat per regio (klik voor volledige grootte):

• De groote van de cirkel geef het aantal vsv’ers weer; dus hoe groter de cirkel, hoe groter de groep nieuwe vsv’ers.
• De horizontale positie van elke cirkel geeft de procentuele ontwikkeling weer van het aantal nieuwe vsv’ers in het schooljaar 2008-2009 t.o.v het schooljaar 2005-2006.
• De verticale positie van elke cirkel geeft het vsv-percentage weer. Het middelpunt van de grafek ligt bij het gemiddelde van de regio’s.

Verder zijn de eigen regio, gemeente en MBO instelling op te zoeken, de bellenplaat van de MBO instellingen kan redelijk confronterend zijn en is terug te vinden op blz. 12. Daarna toont het een analyse van de cijfers met dwarsdoorsnedes naar leeftijd, etniciteit, misdrijfverdachten, werkeloosheid.

Al met al, toch fijn dat er (meer) geld in gestoken wordt.

Klinkt saai, hé? Rapportages zijn saai, tabellen met cijfers enzo, laat staan documentatie erover. Weet je wat pas spannend is? Het gedrag dat er ontstaat na het bekijken en interpreteren van cijfers. Ontwijkend, ontkennend, verklarend, reflecterend of kritisch en hopelijk sturend. Toch voelt iedereen aan dat meer informatie over ‘de wereld achter de cijfers’ van belang is. En zoals zo vaak is documentatie een ondergeschoven kindje. Onze instelling was toch al toe aan een revisie erop en uniformiteit bij meerdere afdelingen. Dus eerst maar eens een format verzonnen. Hieronder volgt een opsomming van de elementen van ons format. Wellicht alleen interessant voor mensen die zich met rapportages bezighouden.

Welke elementen willen we als ‘metadata’ bij een rapport: we hebben het uit elkaar getrokken in grofweg drie delen:

• Algemeen: uitleg wat een rapport is, berekeningen, definities etc.
• Omschrijving van de vraagkant: wie heeft er behoefte aan deze informatie en in het kader waarvan.
• Beschrijving voor de leverende kant: wie de informatie levert en hoe.

Algemeen

Informatiebehoefte

• Eigenaar: De eigenaar van een rapport is de lijnmanager van de aanvrager. Als het rapport breder gebruikt wordt, is dit CVB of concernstaf.
• Aanvrager: De contactpersoon waarmee de vraag gearticuleerd wordt. Soms dezelfde als eigenaar.
• Doelgroep: De organieke eenheden waarvoor het rapport bedoelt is.
• Publicatiewijze: Intranet, dashboard of anders.
• Frequentie: De frequentie waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks.
• Periode: De periode waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld Jan – Aug.
• Strategische Agenda: Maakt verbinding met één van de punten uit de bestuurlijke agenda.
• Programma Begroting:  Toont in welk programmakader de informatiebehoefte leeft.
• Externe verantwoording: Opgesplitst in “Aan” (De naam van de instelling waar verantwoording aan afgelegd wordt.) en “In het kader van” (Het terrein of onderwerp waarover verantwoording afgelegd wordt.)
• Succesfactor: De succesfactor zoals genoemd in de programmabegroting.
• Norm: Nodig om het resultaat te beoordelen.
• FAQ: Voorbeelden van vragen die gesteld worden, als men de rapportage bekijkt. Dit onderdeel kan steeds aangevuld worden.

Informatievoorziening

• Verantwoordelijke: De lijnmanager die verantwoordelijk is voor het leveren van de informatie.
• Opsteller: De medewerker (functie) die de rapportage maakt.
• Analysedimensie: Dit zijn meestal de kolomvelden van een rapport. Informatie wordt meestal “opgehakt” in categorieën en soorten.
• Drilldown: De mate waarin het rapport ‘afdaalt’ in de organisatie. Bijvoorbeeld: tot op entiteit, tot op team, tot op medewerker/student. Hoe verder het afdaalt, hoe operationeler het rapport.
• Bron: Systeem waarin de basisregistratie plaatsvindt
• Rapportsysteem: Applicatie die het rapport genereert. Bijvoorbeeld: impromptu, Excel, access etc.
• Opstelspecificatie: De, technische, handleiding die voor de opsteller de werkinstructie bevat om het rapport te maken. Deze borgt de continuïteit van de levering indien een andere collega het overneemt.

Ik heb in het verleden n.a.v. de Long Tail in het onderwijs en je productportfolio geblogd over ‘Strategisch Assortimentsbeleid‘. Onze instelling is nu in de oriëntatie hierop wat verder gekomen. Voorlopig kiezen we voor 4 perspectieven:

• Rendement: Hoeveel levert een opleiding op? Dit kan uitgedrukt worden in aantallen diploma’s. Methodieken hiervoor zijn een “harde diploma-teller”, rapportages als “Aanval op de Uitval” en VK2 (Vragenlijst Kengetallen) lijsten van inspectie.
• Betaalbaarheid: Hoeveel kost een opleiding? Deze blijft een uitdaging. Methodiek vooralsnog is Activity-Based-Costing met de Onderwijscalculator.
• Arbeidsmarktrelevantie: Hoe goed kun je een baan vinden met een opleiding? Dit kan uitgedrukt worden met zogenaamde ‘krapte-indicatoren‘ van UWV en rapportages van Colo en ROA.
• Omvang: Hoe groot is een opleiding? Is het aantal ‘afnemers’ groeiend of dalend? Dit kan uitgedrukt worden in deelnemers naar leerweg, niveau etc.

Al met al een hele zoektocht, want per opleiding of afdeling willen we hier iets zinvols over kunnen zeggen. Wel leuk om te doen! Daarnaast tricky in gedrag: verantwoord kijken naar de levensvatbaarheid van opleidingen vergt soms voorzichtigheid.

Ik heb in het verleden kritiek gehad op  de VSV berekeningen. Hun ontsluiting van informatie is verder super. Het doel van de convenanten natuurlijk ook. Maar een en ander wordt nu duidelijker:

• Studenten die uitstromen naar een particuliere onderwijsinstelling zijn automatisch VSV-er. Terwijl de definitie stelt dat iemand pas VSV-er is, als deze bij ongekwalificeerde uitstroom, het schooljaar er op (1 oktober) niet meer deelneemt aan onderwijs. Dus ook al stroomt iemand zonder kwalificatie uit je onderwijsinstelling, als de student verder gaat bij een andere school, is hij/zij geen VSV-er. MITS die school aan BRON (IB-groep) rapporteert. Erkende particuliere instellingen doen dit niet. Dus: in de geest van de definitie niet, volgens metingen wel VSV. Kosten per misser: €2.000
• Studenten die uitstromen naar het buitenland (en die zijn er zeker!), worden automatisch VSV-er. Ook bijvoorbeeld alleenstaand minderjarige asielzoekers die bij de 18de verjaardag moeten terugkeren.
• Als het studentenaantal toeneemt, dan is bij een even groot percentage VSV, de absolute VSV hoger. Daar houdt de norm geen rekening mee.

Via de nieuwsbrief van EduStandaard kwam het verslag “Vertaling Competentiemodellen” binnen. Het is geschreven door Jos van der Arend en Bas Jonkers:

“Dit verslag beschrijft de resultaten van de inventarisatie naar vertaling van competentiemodellen. Kennisnet voorzag een sterk toenemende behoefte aan vertalingen tussen competentiemodellen. Doelstelling van de studie was om te komen tot een methodiek om vertalingen van competentiemodellen mogelijk te maken.
Om de problematiek helder te maken is gestart met een verkenning naar mogelijke competentiemodellen. Vervolgens zijn een algemeen competentiemodel‐vertalingsmodel en algemene gebruikscenario’s beschreven.
Met het vertalingsmodel en deze gebruikscenario’s zijn een aantal relevante belanghebbenden in het MBO‐domein benaderd en ondervraagd over de vertaalbehoefte. Conclusies zijn dat er in het MBO‐domein niet veel behoefte is aan vertalingen. Hét competentiemodel binnen het MBO is de Competentiegerichte Kwalificatiestructuur (CKS) van COLO.”

Ten eerste toont deze conclusie indirect de rijpheid van het CGO gedachtegoed aan. Het komen tot standaarden is een moeizaam proces en meestal eindig je met meerdere ’standaarden’. Het verslag zegt verder dat het algemeen geaccepteerd is en er groot draagvlak voor is.

Verder is het verslag nuttig voor wie een overzicht wil hebben van alle modellen, frameworks en standaarden die er zijn: ERK, EQF, ECS, e-CF, HR-XML, ICOPER, IEEE WG20, IMS RDCEO. Ik ben niet alleen gek op modellen, maar ook op afkortingen ervan . Verder dan alleen een opsomming worden deze gerelateerd (zie afbeelding).

Conclusies:

“Competenties bevinden zich in het spanningsveld tussen opleiding en beroep (domein leren respectievelijk werken). Wil het deze brugfunctie vervullen, dan zijn vertalingen van en naar deze deelgebieden onvermijdelijk.” Maar:

“Een korte inventarisatie binnen en buiten Kennisnet gaf aan dat er op dit moment nog niet erg veel behoefte is aan vertalingen in het voortgezet onderwijs (VO) en het middelbaar beroepsonderwijs (MBO). Binnen het VO wordt nog niet veel gebruikgemaakt van competentiemodellen, binnen het MBO (en ook een beetje het VMBO), is er één algemeen geaccepteerd, centraal competentiemodel: Competentiegerichte Kwalificatie Structuur (CKS) van COLO.”

Informatie werkt ontwrichtend en dat vind ik meestal positief. Het gedrag na de confrontatie met nieuwe informatie volgt ook steeds dezelfde patronen: ontkenning, proberen “lek te schieten”, daarna nieuwsgierigheid, alles willen weten, vervolgens willen gebruiken om beleid aan te passen en te sturen. Dat laatste kan weer op de “micro-managen” manier of zinvol middels prestatiesturing en dashboarding.

Het laatste voorbeeld dat ik tegenkwam is de Keuzegids Onderwijs MBO 2010. Zoals ze zelf zeggen:  “Kritische consumentengids die inzicht geeft in aanbod, kwaliteit en perspectieven van de opleidingen”. Op 10 punten, grotendeels uit de JOB/ODIN enquete, worden MBO’s gescoord.

Al met al doet deze publikatie heel wat stof opwaaien volgens het persbericht. Of dit valt onder verkrampt reageren volgens bovenstaand gedragspatroon of dat er inhoudelijk op af te dingen valt laat ik graag aan de deskundigen over. Waar het mij omgaat: waarom pogen om de informatie over scholen transparanter te maken, maar niet toegankelijker? Door drempels op te werpen om bij deze informatie te komen? De publicatie van deze gids moet, weliswaar voor maar €25, besteld worden. Komt vast omdat het onderzoeksbureau (HOP) ook commercieel moet zijn.

Dan vind ik ODIN zelf een veel beter voorbeeld, zeker omdat zij de bron van veel gegevens zijn. Zij ontsluiten de gegevens door mij als informatie-zoeker zelf de rapportage te laten samenstellen. Dossier, onderwerp, uitsplitsing en filtering naar school: allemaal zelf te kiezen. Overigens werkte het bij mij alleen in Internet Explorer, maar toch.

Kortom: net als UWV, CBS en VSV, vind ik ook deze manier van ontsluiting bij ODIN een pluim verdienen!

Één van de punten uit de bestuurlijke agenda van onze instelling is “De verankering van de opleidingen in het veld is wezenlijk verbeterd.” Daarnaast zoeken we manieren om ons productportfolio kritisch te bekijken. Aspecten die hierbij een rol spelen: kosten of betaalbaarheid en rendementen van een opleiding.

Een andere dimensie zou wellicht kunnen zijn: arbeidsmarktrelevantie. Een indicator hiervoor is de krapte op de arbeidsmarkt. Cijfers hierover worden geproduceerd door het UWV. Ik heb er afgelopen dagen mee gespeeld en ik wilde mijn eerste ervaringen erover kwijt.

• Ten eerste een prima voorbeeld van hoe een overheidsinstelling zijn beschikbare informatie niet opsluit maar juist toegankelijk maakt! Behalve dat er maandelijks rapportages in PDF worden geproduceerd wordt de complete set van gegevens beschikbaar gesteld op een manier die zelf flexibel samen te stellen is. Door kolommen en rijen samen te stellen met de dimensies die je zelf nodig hebt (beroepsklassen, beroepsgroepen, periodes, regio’s etc.). Tenslotte is alles naar Excel te exporteren voor verdere verspreiding. Het systeem is zo te zien van Panorama.
  Ook zijn de gebruikte definities snel terug te vinden in de toelichtingen.
• Ten tweede iets over de bruikbaarheid hiervan voor ons als onderwijsinstelling. Waar we mee aan het experimenteren zijn is om deze cijfers te verbinden met opleidingen. Door te kijken naar de beroepsgroepen waarvoor wordt opgeleid. Dan zou uit de krapte-indicatoren van al die beroepsgroepen een totale krapte-indicator voor de opleiding berekent kunnen worden. Sommige beroepsgroepen zijn wel toe te schijven aan meerdere dicht bij elkaar liggende opleidingen, uit dezelfde sector, maar als indicator zou het nuttig kunnen zijn.

Hoe het standpunt “student centraal” en “verankering in het veld” zich verhoudt is trouwens een ander verhaal. Wat te doen als je een opleiding aanbiedt volgens de wensen van de student, maar waar het veld niet op zit te wachten…

Overigens mag die arbeidsmarkt wel iets minder ruim…

Je doelen bereiken klinkt leuker als de indicatie ervan een positief verband kent. Soms gaat dat echter niet, zoals bij ziekteverzuim. Hoe beter, hoe lager. Een andere is VSV. Met alle nadruk die er ligt op voortijdig schoolverlaten en het voorkomen ervan is er ook hier een negatieve indicator. Hoe minder voortijdig schoolverlaten hoe beter. Om het om te draaien heeft men in convenanten toch een positieve indicator weten te verzinnen. De reductie op VSV. Hoe meer reductie, hoe beter. Er kleven echter allerlei nadelen aan de manier waarop deze berekend wordt.

Wat voor andere prestatie-indicator (KPI) zou er geformuleerd kunnen worden voor de huidige zapgeneratie? Zappen hoeft tot op zekere hoogte niet slecht te zijn, zolang het maar binnen dezelfde onderwijsinstelling gebeurt. Opleiding past niet bij je ontwikkeling? Dan overstappen naar een andere opleiding! Zolang je maar onderwijs blijft volgen is het OK. Wegzappen vanuit onderwijs voor je een startkwalificatie hebt natuurlijk niet.

Er bestaan voor letterlijke zappers ook metrieken, vooral in verband met het wegzappen tijdens reclames. De KPI hiervoor is het percentage “Initial Audience Retained“. Oftewel: het gedeelte van het publiek dat aanwezig was bij het begin van de reclame en bleef hangen tot het einde. Hoe hoger, hoe beter.

Voor opleiding-zappers zou iets soortegelijks verzonnen kunnen worden: het percentage “Behouden Opleidingstarters”. Klinkt minder spannend dan in het engels (Initial Students Retained of zo?).

Gisteren schreef ik over de BCG matrix en eventuele bruikbaarheid voor het maken van een productanalyse. Ik heb daarna wat verder gekeken naar een andere versie: de GE/McKinsey-matrix.

De matrix bestaat uit negen cellen. Er zijn twee assen, (1) aantrekkelijkheid van de bedrijfstak, en (2) de competentie van de bedrijfseenheid. Beide assen zijn in drie categorieën (hoog, gemiddeld, laag) ingedeeld.

Een bedrijfseenheid wordt door middel van cirkels op de matrix geplaatst. Drie variabelen bepalen normaal gesproken de representatie van de bedrijfseenheid:

• de grootte van de marktsector bepaalt de grootte van de cirkel;
• het marktaandeel wordt als taartdiagram in de cirkel geprojecteerd;
• de verwachte toekomstige positie wordt middels een pijl aangegeven.

 Toepassing op ons ROC

Ik heb gepoogd een eerste voorzichtige invulling te geven. Slechts als een verkenning om te inventariseren of de presentatievorm een geschikte is. Omdat de termen “Aantrekkelijkheid” en “Kracht” arbitrair zijn, is voor deze eerste verkenning gekozen voor die definities waarover daadwerkelijk informatie beschikbaar is. Onder bedrijfsunit versta ik “Team”.

• Kracht van de bedrijfsunit: Ik koos “Rendement” als indicatie van kracht. De definite en cijfers van rendement zijn ontleend aan de interne rapportage “Aanval op de Uitval”. Deze definities zijn vanuit allerlei convenanten vastgelegd. Rendementscijfers hebben een schaal van 0 tot 100%. Deze is in drie gelijke stukken verdeeld. Overigens hebben nieuwe opleidingen de eerste jaren automatisch een rendement van 0%, aangezien ze nog geen diploma’s hebben opgeleverd.
• Aantrekkelijkheid van bedrijfstak: Gekozen is voor “Aantal studenten” als indicatie van aantrekkelijkheid. De definitie en cijfers van de aantallen zijn ontleend aan onze interne monitor studentenaantallen. Vervolgens is de as in drie gelijke stukken verdeeld.
• Doorsnee van de cirkels: Elk team wordt voorgesteld door een cirkel. De doorsnee van de cirkels is evenredig met het interne marktaandeel. Onder marktaandeel wordt hier verstaan het relatieve aantal studenten op een opleiding, t.o.v. het totaal aantal studenten van de instelling zelf.

Dat leidt tot onderstaande grafiek, waarvan de labels en cijfers zijn weggehaald. Maar het geeft een idee:

Kritiek

• De manier waarop de verdeling Laag/Gemiddeld/Hoog tot stand komt zou anders kunnen, bijvoorbeeld volgens statistische analyses van verdelingen of volgens gestelde normen (Boven en onder een norm, volgens een bepaalde bandbreedte).
• De indicaties van “Kracht” en “Aantrekkelijkheid” zouden uit meer attributen kunnen bestaan, die vervolgens gewogen bijdragen.
• Het aantal studenten en de rendementen komen niet van dezelfde populatie. De rendementen zijn afkomstig van de studenten die de instelling verlaten gedurende 2008. De aantallen zijn afkomstig van de 1 oktober telling van 2008.

Een collega tipte me: “Joël, kun je eens kijken naar de Boston Consulting Group Matrix?” Nou heb ik altijd een gezond wantrouwen betreffende de bruikbaarheid van modellen die van voor mijn eigen bouwjaar zijn. Maar toch even gegoogled enzo.

De BCG-matrix is een “portfolio-analysematrix voor bedrijfsunits”. Een manier om naar je product-portfolio te kijken, de levensfase waarin deze producten zich bevinden en het biedt “voer voor strategie”. N.a.v mijn verhaal over de Long Tail binnen onderwijs, Jef zijn commentaar en de noodzaak van strategisch assortimentsbeleid bleef het in mijn hoofd een beetje napruttelen.

Als ons product, voor het gemak, gelijk staat aan een opleiding dan zijn de beginselen van product-life-cycle wellicht bruikbaar voor het beheren van opleidingen. Van behoefte, ontwerpen, inrichten, aanbieden tot en met uitfaseren en terminatie.

De matrix als plaatje:

Hieronder probeer ik langs het wiki artikel de slag naar onderwijs te slaan.

Relatief marktaandeel
Dit is het marktaandeel dat het bepaalde product of haar bedrijfseenheid heeft verworven ten opzichte van de grootste speler in de markt. Dit is gelijk een lastige: Hoeveel marktaandeel heb je als team dat een opleiding aanbiedt? De ratio van het aantal studenten van je opleiding en het aantal MBO-ers in de regio? Dat hangt er maar van af wie je als concurrent beziet: het naburige ROC dat een zelfde opleiding aanbiedt of het naburige team dat een andere opleiding aanbiedt?

Groeipotentieel
Het groeipotentieel is afhankelijk van veel factoren. Demografische kenmerken en beschikbare BPV plekken bijvoorbeeld.

Hoog/Laag
Wat de absolute waarden zijn langs de as, kan per branche verschillen. Als je dit niet gebruikt om te benchmarken, zou een instelling zelf iets nuttigs kunnen verzinnen. Maar veel hangt af van gekozen definities, definities, definities…

Categorieën

• Cash Cow: Een opleiding die stabiel is qua aantal studenten. Even niet onderhevig aan modegrillen. Het aanbod is uitgekristalliseerd en uit allerlei experimentele fases. Groei zit er echter ook niet meer in. Kernbegrip: Oogsten
• Star: Een opleiding met een hoog marktaandeel dat zelfs nog stijgend is. Hier moet wel in geïnvesteerd worden, zodat de resultaten van eventuele experimenten zijn weerslag kunnen krijgen in de dagelijkse gang van zaken. Kernbegrip: Vasthouden
• Question Mark: Een kleine opleiding in een groeimarkt. Wat het wordt is onzeker, hopelijk via “Star” naar “Cash Cow”, maar het kan ook een “Dog” worden. Kernbegrip: Bouwen
• Dog: een kleine opleiding zonder groeipotentieel. Indien de instelling geen strategisch belang heeft bij deze opleiding, kan het afgestoten worden. Kernbegrip: Desinvesteren

Kritiek
Er is veel kritiek op de BCG Matrix, wat heeft geleid tot een andere versie: De General Electric Matrix. Overigens zijn andere tools (niet in technische zin, maar als model) voor analyse van je assortiment hier te vinden.

Even een vraagje over een term waarvan mijn taalkennis tekortschiet. Ik ben aan het knutselen aan een model en daar passen meestal in elk blokje maar één of twee woorden in. Één term die er in voorkomt is “Alumni” en “Alumnibeleid”. Oftwel het terrein van activiteiten dat een instelling uitvoert voor ex-studenten. Liefst een heel leven lang. Het zit dus aan het einde van een hele procesketen.

Maar waar ik nu op zoek naar ben is de term voor het begin van de keten: de potentiële student of kandidaat-deelnemer. Die wellicht belangstelling toont, waar we marketing voor plegen om later als bekostigd binnen te hengelen, die we nog moeten uitnodigen voor een intake, waar we voorlichting aan geven etc. Maar die dus nog geen formele relatie met instelling heeft. Dus het tegenovergestelde van een alumnus. Iemand een idee?

Eenmaal aan het denken over risico’s bedacht ik er nog eentje.

In mijn idee is er sprake van tweedehands informatie als de registratie van informatie op een andere plek en tijd plaatsvindt dan het ontstaan ervan. Bijvoorbeeld vanwege onderstaande scenario:

Uit een bepaalde onderwijsactiviteit volgt de noodzaak om informatie vast te leggen. Aangezien de applicatie op die werkplek niet voorhanden is, wordt deze op papier “analoog” vastgelegd. Er wordt nu verwacht dat op een ander moment deze papieren informatie overgebracht wordt in een registratiesysteem. Indien dit door medewerkers uit het primaire proces moet worden gedaan, dan leidt dit tot weerstand vanwege het “administratieve karakter” en de werkdruk van “het erbij doen”, naast de “gewone” werkzaamheden. Liever koopt men dan een ondersteunende dienst in die dit uitvoert (administratieve krachten).

In de praktijk leidt dit tot :

• Incomplete of foute informatie. O.a. vanwege niet inleveren of kwijtraken van de papieren informatie en fouten bij het overnemen.
• Een verplaatsing van de administratieve last, niet een vermindering en dus geen efficiency voordelen. Èn papieren èn digitale administratie kost nu eenmaal meer tijd dan alleen een digitale.

Daarnaast vergt het vastleggen van handelingsafspraken, verslagen van coachgesprekken en items voor het begeleidingsdossier een denkproces. Één en ander moet onder woorden worden gebracht. Voor veel collega’s is dit denkproces en tekstschrijven makkelijker uit te voeren met pen en papier, i.p.v. met scherm en toetsenbord.

Mogelijke oplossingen (uit het makkelijker- gezegd- dan- gedaan-rijtje):

• De applicatie naar de werkplek brengen op een dusdanige manier dat deze “alomtegenwoordig” is. Deze werkplek is, bij toegenomen flexibel onderwijs in het kader van CGO, niet altijd een docentenwerkruimte of werkplek in een klaslokaal.
• In de keuze van het systeem het bedieningsgemak, voor mensen zonder administratieve achtergrond, zwaar laten wegen.

Dit ligt het meest voor de hand met database gebaseerde applicaties. Maar generieker klopt het ook. Het viel me op aan hoe de vraag gesteld wordt, vòòr articulatie dan.

Een willekeurig persoon vraagt: “Ik wil gewoon in pakket X … kunnen”. Waarbij … de gewenste functionaliteit voorstelt.

Een andere willekeurig persoon vraagt: “Ik wil gewoon weten hoeveel … “. Waarbij … de gewenste informatie voorstelt.

Als iemand zegt, dat hij in Paint een foto zo willen kunnen spiegelen, wat natuurlijk kan, dan is dat een verzoek om functionaliteit. Tegelijk is het een verzoek om informatie: geef me de kleurwaardes op coördinaat x,y en wissel vervolgens de waarde van x en y om. In dit voorbeeld een beetje gechargeerd, maar het geldt nog meer voor informatie opgesloten in administratieve systemen en sociale sites.

Dit is voor mij de reden dat het logisch is om in een organisatie Functioneel Beheer onder Informatiemangement te plaatsen. Naast alle redenen die frameworks als ITIL en BiSL bepleiten.

Overigens is er nog iets tricky aan bovenstaande vragen: Ze beginnen allemaal met “gewoon”. De vraagsteller kan dit zo noemen om allerlei redenen. Hij/zij vindt zijn vraag een logisch verzoek of een makkelijk verzoek.

Na articulatie blijkt vaak dat zijn vraag niet logisch is, als het probleem dat het moet oplossen er niet mee opgelost kan worden. Of je krijgt inzicht (van data naar kennis) in iets, maar je kunt het niet gebruiken voor je eigen probleem. Of het lijkt makkelijk, maar het blijkt eisen te stellen aan het registratieproces van de data.

Doet me denken aan de Office-functionaliteit: “Waarom is Office zo groot? Ik gebruik maar 20% van de functionaliteit.” Klopt! Maar ieder individu gebruikt een verschillende 20%…

Zo is het met informatiebehoefte ook. Een nieuw element binnen de informatievoorziening zal altijd maar voor een beperkte groep zinvol zijn. Een “gewone” vraag voor de een is een “exotische” vraag voor de ander.

Is dit te tackelen? Jazeker, veel BI wordt opgehangen aan Balanced Score Carding. Zodat je elementen uit de bestuurlijke agenda (wat willen we?), koppelt aan succesfactoren (welke succesen dragen bij aan onze doelen?) en prestatie-indicatoren (waaraan zie je dat je succes hebt?). Deze laatsten zouden kunnen worden opgelevert vanuit de systemen.

Vooralsnog kanaliseer je hier informatiebehoefte mee op strategisch/tactisch niveau. Op operationeel niveau zou het ook mogelijk moeten zijn om informatiebehoeften te hangen aan bovenstaande hiërarchie. Echter: strategisch en operationeel niveau zijn nog al eens 2 compleet verschillende werelden…

In het kader van VSV lopen er op ons ROC 3 projecten, waarvan één gericht is op het “niet kwijtraken” van studenten op scharnierpunten (PO-VO, VO-MBO etc.) Om deze warme overdracht te ondersteunen zijn we in dit project bezig DOD’s door de keten te sturen. Op termijn echter is het de bedoeling dat het DOD als standaard opgenomen wordt in het ELD.

Mijn indruk van ELD: het loopt al jaren, maar vordert traag. Nu snap ik wel dat het moeilijk is om alle ketenpartners op een lijn te krijgen en pas de laatste jaren is de techniek ook zover dat de uitwisseling goed kan verlopen. Daarom ben ik blij met het nieuwe initiatief van LERENDOORGEVEN. Leuke woordspeling.

Twee punten vielen mij op:

• De aandacht die de site geeft aan privacy en beveiliging.  Bij het EPD is dit ook een voortdurende beer op de weg.
• De heldere uitleg over de logistiek van de overdracht, middels een animatie. Zie hieronder.

Al met al hoop ik dat dit nieuwe initiatief slaagt.

N.a.v. mijn eigen vragen over de norm en de berekening VSV, ben ik het gaan doorrekenen voor de MBO scholen zoals deze staan vermeld in de zogenaamde bijlage3B. Veel rekensommetjes, maar ik hoop dat het te volgen is.

Als voorbeeld ROC Tilburg:

• Peiljaar 0506 hadden we 6678 deelnemers en 928 VSV-ers. Dat is 13,9%
• Het schooljaar 0708 hadden we 6898 deelnemers en 887 VSV-ers. Dat is 12,9%
• De afname is dan volgens CFI 928 – 887 = 41.
• Deze reductie vertegenwoordigt een waarde van €82.000

Echter, in ons geval, was de kleinere VSV voortgekomen uit een  grotere populatie deelnemers! 

Bij gelijkblijvende VSV van 13,9% zouden we, als we even goed presteerden, er dus 13,9% x 6898 = 959 mogen hebben. Oftwel: als je het even goed doet, mag bij een toename in studenten, je meer absolute VSV hebben.

Dan is naar mijn mening de reductie: 959 – 887 = 72

Deze reductie vertegenwoordigt een waarde van €143.644 Het verschil met €82.000 is dan €61.644.

Dat zou voldoende zijn om fulltime iemand aan te nemen die alleen maar deelnemers achterna rent om uitval te behoeden!

Ik heb dezelfde berekening gedaan voor alle ROC’s uit bijlage3b. Kom je tot interessante bedragen teveel of te weinig uitgekeerde beloning! Per saldo over alle MBO’s heen valt het wel mee, slechts €1.509.844 Echter voor grotere instellingen kunnen de bedragen aardig oplopen…

Nogmaals, als ik iets verkeerd bereken, dan hoor ik het graag.

Ook onze regio heeft een VSV convenant afgesloten. En niet voor niets, het terugdringen van voortijdig schoolverlaten is hot. Overigens is voortijdig schoolverlaten iets anders als ongediplomeerd uitvallen. Dus even voor de preciezigheid:

Je bent VSV-er als je tussen op 1 oktober tussen de 12 en de 21 bent èn het jaar erop op 1 oktober niet studeert èn niet in het bezit bent van een kwalificatie.

De lange definitie, berekeningswijze en uitgebreide criteria heb ik even samengevat in een documentje. Alle andere convenanten zijn hier terug te vinden. Vanuit informatiemanagement zijn we betrokken bij de analyse van de cijfers. Onze eigen organisatie komt op een reductie van 4,4%. Dus is leuk, maar het doel was een 10% reductie te behalen. Deze cijfers berekent het CFI op basis van de afslag die van BRON komt. Om zelf te analyseren, moet je de berekening eigenlijk zelf kunnen reproduceren. Daarom lopen we gelijk tegen iets aan: de norm.

Nu weet ik wel, dat niemand die de norm niet haalt, de norm leuk vindt, maar er valt toch iets op af te dingen. Wat gunstig of ongunstig kan uitpakken overigens. Het lijkt er op dat men een absolute norm gesteld heeft i.p.v. een relatieve. En dat kan vreemd uitpakken. Omdat alles toch open op internet terug te vinden is, inclusief handtekening van voorzitter van bestuur, kan ik hier wel uit de school klappen, verwacht ik. Kijkt u mee?

• Als peiljaar neemt men het aantal VSV-ers van 2005-2006: In ons geval was dat 602, althans volgens het convenant (blz 12)!
• Jaarlijks beoogt men een 10% reductie te behalen. Elke gereduceerde VSV-er levert €2000,- op.
• De reductie t/m schooljaar 2007-2008 moet dan 60 zijn.
• De reductie t/m schooljaar 2008-2009 moet dan 120 zijn etc.
• De VSV getallen van de MBO’s voor schooljaar 2007-2008 zijn hier terug te vinden. ROC Tilburg (Formerly known as ROC Midden Brabant) komt daar alsvolgt uit: Hier schijnen we ineens 928 VSV-ers te hebben. Zomaar 326 meer! Dan valt er ten eerste meer te reduceren, ten tweede zou 10% hiervan een bedrag van 32 x 2000 = €64.000 aan subsidie vertegenwoordigen, te veel of te weinig.

Hoe dan ook: ik kan dit niet anders uitleggen als tegenstrijdige informatievoorziening van CFI. Any sugggestions? Ik heb het graag mis! Maar wat is dat toch met absolute normen? Elk jaar 60 VSV-ers minder. Wat gebeurt er dan als je deelnemers aantal vermindert? Als je percentage VSV gelijk blijft, dan is bij een lager aantal deelnemers, automatisch je absolute aantal VSV-ers ook minder. Norm gehaald! Proost en een borrel!

Als je namelijk een absolute norm afspreekt vanuit een peiljaar, dan gaat de relatieve norm schommelen. Typisch geval van “Prestatie-indicator gehaalt, succes-factor niet…”

Een alternatief zou kunnen zijn: het percentage VSV uitstroom moet met 10% afnemen. Of nog beter: stel een % norm VSV vast dat je acceptabel vindt en kijk jaarlijks of je meer of minder relatieve VSV hebt.  Nu zegt de norm iets over de afname i.p.v. de VSV zelf.

Met alle aggregatie systemen om feeds te volgen, ontstaat er wel een zogenaamde “firehose” aan berichten.  Oftewel: zet de brandweerspuit maar open. Ik merk(te) het bijvoorbeeld:

• Het aantal ICT blogs dat ik volg is ongeveer 75. Dat leidt tot ongeveer 50 berichten per dag. Deze zijn soms kort, soms meer opinie en achtergrond. Daarnaast nog blogs over architectuur, kunst en muziek.
• Het aantal twitteraars dat ik volg is 56. Nu ik ze volg via Google Reader, merk ik pas hoeveel tweets er binnenkomen. Als ik 4 uurtjes even niet op twitter zit, staan er 100 tweets klaar.
• Mijn afwezigheid op Eduexchange en het proberen te volgen van tag #edux2008 via de twitterfountain illustreerde het helemaal. Tweets komen continue binnen.

Hoe hier mee om te gaan?

• Tweets zijn in Google Reader in de lijst weergave zeer snel te scannen. Nadeel van reader is wel dat het feeds gedeeltelijk per persoon afloopt in plaats van volgens de timeline. In ieder geval is de chronologische volgorde gedeeltelijk weg.
• Accepteren dat niet alles te volgen valt. Als het echt nieuws is, dan vindt het mij toch wel.
• Selectief zijn, soms unfrienden, unfollowen en unsubscriben. Unfrienden schijnt de trend van 2009 te worden, asociaal hé. Vond deze comic wel illustratief.

Aandacht van eeen mens is eindig en kan niet opschalen. Deze Attention Crash wordt door steve Rubel als volgt benoemd:

“We are reaching a point where the number of inputs we have as individuals is beginning to exceed what we are capable as humans of managing. The demands for our attention are becoming so great, and the problem so widespread, that it will cause people to crash and curtail these drains. Human attention does not obey Moore’s Law.”

Een oplossing wordt soms gezocht in intelligente systemen die ons zo goed kennen dat ze “noise” van “signal” kunnen filteren. Wat voor de een echter nuttig is, is voor de ander “herrie”. Dat weet alleen de persoon zelf of een systeem dat je persoonlijke voorkeuren en stijlen helemaal kent. Wie dat uitvindt komt komende kredietcrisis ook wel door…

Ik las bij Karin een zoektochtje over informatiemanagement. Ik zal, een beetje door elkaar, proberen te schetsen:

• wat we op ROC Midden Brabant verstaan onder informatiemanagement (IM).
• hoe we het geimplementeerd hebben (of willen hebben).
• hoe het raakt aan onderwijs

In de brede betekenis gaat informatiemanagement over alle informatie die nodig is bij het nemen van beslissingen. Als dit op strategisch/tactisch niveau ligt dan noemen we dat sturingsinformatie. Onder het mom van "meten=weten". Informatie die de professional op de werkvloer nodig heeft is de zogenaamde operationele informatie. Dit artikel legt verder het verschil uit tussen gegevens of data, informatie en kennis. Ruwe data ligt meestal in systemen met databases opgesloten, maar het kan ook in papieren dossiers met formulieren zitten.

Van oudsher zijn afdelingen die met een systeem werken nogal ‘bezitterig’ over hun informatie. De informatie blijft dan ‘opgesloten’ zitten en kan niet bijdragen aan beleidskeuzes. Dit effect noemt men het Silo-effect. Soms is dit ontstaan doordat anderen uit cijfers of rapporten onterechte conclusies trekken. De term silo komt van het symbool voor database. Daarom is al vrij snel bij het ontstaan van informatiemanagement op het ROC Midden Brabant een beleidsuitspraak gedaan: "Informatie is van de hele organisatie. De afdeling die zorgt voor de vastlegging van de gegevens heeft wel het eerste-recht, maar niet het alleen-recht op die informatie." Opzich een korte zin, maar is als uitgangspunt toch essentieel om informatiemanagement goed te kunnen doen.

Gegevens die vastgelegd worden in databases zijn "gestructureerd". Ze krijgen metadata mee: eenheden, soorten, categorieën en relaties met andere gegevens. Een voorbeeld is een beoordeling van een werkstuk van een student: het bevat eenheden (cijfers, o/v/g), wegingen, omschrijvingen etc. Informatiemanagement kan zich ook met "ongestructureerde" informatie bezig houden: informatie in memo’s, notulen, notities etc. Tot nu toe heeft het ROC Midden Brabant zich georiënteerd hierop door te kijken naar een Document Management Systeem of Enterprise Content Management.

In sommige organisaties is IM ontstaan vanuit IT. Dus vanuit de "harde" kant. Vanwege de link naar systemen en databases is dit begrijpelijk, maar niet altijd even handig. Voor organisaties waarin IT niet de "core-business" is (onderwijs dus!), kan strategisch omgaan met informatie beter geïniteerd worden vanuit de "business" zelf. Voor sommigen is dit een vies woord, omdat business zo doet denken aan mannen in pakken met teveel aftershave. (OK, ik vind onderwijsconferenties wel gezelliger als "Business Intelligence" conferenties, maar dat terzijde.) Onder "business" wordt verstaan je primaire proces. En voor een ROC is dat onderwijs. Uiteindelijk willen we dan ook dat alle sturingsinformatie ondersteunend zal zijn voor het management, om beleidskeuzes te maken op het gebied van onderwijs.

Dat is een hele uitdaging omdat andere zaken makkelijker te kwantificeren zijn. Ziekteverzuim, benoemingen, inzet, formatie, leeftijdsopbouw van je personeel ondersteunen personeelsbeleid. Exploitatie-overzichten, kwartaalrapportages ondersteunen je financieel beleid. Maar wat kun je meten aan onderwijs? Studentenaantallen, diploma’s, uitval, uitstroom, doorstroom, instroom, voortijdig schoolverlaten, rendement van opleidingen: allemaal zaken die te meten zijn, maar die niet eenduidig door iedereen gehanteerd worden. Mijn werk bestaat daarom voor de helft uit het precies definiëren van allerlei termen en communiceren daarover. Aanknopingspunten hierbij zijn de Benchmark van de MBO raad, convenanten met gemeente en toelichtingen van de Inspectie. Daarnaast zouden we veel meer informatie willen leveren op het gebied van coaching, begeleiding, volgen en de zorg voor studenten. Omdat je dan pas echt informatie levert voor je primaire proces en niet voor de ondersteunende bedrijfsvoering.

Voor de implementatie gebruiken we 2 modellen: BiSl (Business Information Services Library) en het "9-vlaksmodel" Personen die met informatiemanagement te maken hebben smijten meestal graag met modellen, schema’s, diagrammen en tabellen. Ik snap nu ook waarom ik als 11 jarig jochie al gefascineerd kon zijn door workflow symbolen! En graffiti, maar dat is een ander verhaal.

Het boek dat mij zelf erg op weg hielp was "BiSl Framework" dat alle niveau’s, rollen, taken en gebieden omschrijft. Het laat ook het verband zien tussen functioneel beheer en informatiemanagement. Voor een volgende post…