Zoals beloofd zou ik nog terugkomen op het verband tussen verzuimmeldingen en privacy. Toen schreef ik al:

• Laat de leerling en/of ouder zelf bepalen wat voor privacy niveau gewenst is.
• Laat de school bepalen wie welke rol heeft op elk niveau.

Enkele voorbeelden van redenen van verzuim bij elk niveau:

1. Privacy-niveau Laag: het maakt de leerling niet uit als willekeurige medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “De bus was te laat.”, “De wekker ging niet af.”, “De brug stond open.” etc. Voor deze gevallen kan iedereen alle 3 de rollen vervullen.
2. Privacy-niveau Middel: het maakt de leerling wel degelijk uit dat maar een beperkte groep medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “Ik moest naar de dokter.”, “In die les zitten leerlingen die me pesten.” etc.
3. Privacy-niveau Hoog: de leerling wil dat de reden en beoordeling heel vertrouwelijk blijft. Redenen zoals “Ik moest naar de Psychiater.”, “Ik moet naar de dokter vanwege een vriendje en mijn ouders mogen het niet weten.”

De kunst is nu om van te voren voor elk niveau de juiste betrokkenen te bepalen. Hieronder steeds weergegeven met een gekleurde smiley. Enkele voorbeelden:

Enkele opmerkingen:

In  een vorig project (invoering EduArte) heb ik het belang geleerd van procesontwerp, waarin rollen en stappen handig beschreven staan. Het uit elkaar trekken van rollen bevordert ook de functiescheiding die nodig is tijdens de controle op administratieve processen, zodat niet dezelfde persoon het werk uitvoert én controleert.

Komende tijd zal ik me ook meer bezighouden met projecten op het gebied van onderwijslogistiek. Eén onderdeel daarvan is aan- en afwezigheidsregistratie en de afhandeling ervan. Uit ervaring weet ik dat je dan te maken krijgt met de privacy van de deelnemer of leerling. Daar zitten ethische kanten aan.

Een oplossingsrichting zou kunnen zijn:

• Trek rollen uit elkaar. Benoem de verschillende rollen van de betrokkenen op het gebied van verzuimmelding.
• Trek fases van afhandeling uit elkaar.
• Koppel verschillende rollen aan verschillende niveaus van privacy.
• Bepaal als onderwijsinstelling wie welke rol vervult.
• Bepaal als deelnemer welk niveau van privacy gewenst is.

Concreet uitgewerkt:

Toelichting:

• In Fase 1 staat de vraag centraal: wat is de waarneming? Degene die observeert dat iemand afwezig is, doet de registratie. Dat is een melding in een systeem. Er worden vooralsnog alleen plaats- en tijdgegevens geadministreerd. Wie er afwezig was op welk tijdstip bij welke onderwijsactiviteit. Doordat deze waarneming door iedereen kan gebeuren, is deze rol voor veel medewerkers weggelegd.
• In Fase 2 staat de vraag centraal: waarom is iemand afwezig? Degene die onderzoekt waarom iemand afwezig is, analyseert de reden. Deze motivatie wordt ook vastgelegd.  Het onderzoeken zelf kan plaatsvinden door een verzuimcoördinator, mentor, coach of leerlingbegeleider.
• In Fase 3 staat de vraag centraal: wat is de waardering? Degene die oordeelt over de reden van afwezigheid geeft zijn mening. Hij/zij acht het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd. Verder wordt hierdoor de relevantie bepaald voor anderen: voor interne begeleiders of leerplichtambtenaar.

Het origineel in powerpoint is hier.

Overigens is in dit model de observant, die de waarneming doet, ook degene die de registratie ervan doet, om het probleem van tweedehands informatie te voorkomen.

Ik kom nog terug op het verband met privacy.

O ja, en veel Wordfeud spelen helpt op de één of andere manier om dit te verzinnen.

Jan Lammerink (ROC van Twente) en Dolf Reith (KPC) geven een presentatie met bovenstaand thema. Ik heb in het verleden al eens meer geschreven over HBPO projecten met het motto “Excellent Leren Excellent Organiseren”. Deze presentatie vertelt de ervaringen van ROC Twente hiermee.

Er was een redelijk lange wensenlijst op het gebied van flexibilisering ontstaan. O.a. meerdere in- en uitstroommomenten en differentiatie naar niveau. Om dit grijpbaar te maken werkte men met 4 thema’s:

• Curriculum ontwikkeling
• Koppeling van onderwijs en leerbedrijf
• Digitale begeleidingsprogramma en leermiddelen
• Integrale locatieorganisatie, onderwijs volgt student

De doorbraken die men wilde bereiken waren o.a. goed lopende maatwerkprojecten en duidelijke grenzen van flexibiliteit in aanbod. Ook hier komt snel naar voren ‘Standaardiseren om te kunnen flexibiliseren’.

De resultaten bij de enkele afdelingen:

• Van 4 naar 12 keuzemogelijkheden op het gebied van specialisaties. Dit is bereikt met behulp van digitaliseren van lesmateriaal.
• Ondersteunende lessen voor individualisering.
• Flexibele in- en uitstroom.

Jan benadrukt het belang van hun interne ‘procesplaat’. Oftwel, heb je in beeld welke processen er zijn en wie er eigenaar van is. Van de elementen hierin wordt bijgehouden welke gestandaardiseerd zijn of nog moeten worden.

Dolf vervolgt en schetst hun KPC aanpak:

• De aanpak is geworteld in “Business Proces Redesign’. Oftwel ‘herontwerp’ van de manier waarop je zaken aanpakt.
• Bepaal wat de meest basale transactie in het onderwijs is, je primaire proces.
• Middels een model brengt men inkomsten, kosten en opbrengsten in beeld. Hiervoor trekt Dolf de vergelijking met het bedrijfsleven en de waardeketen van Porter.

Echter, waar hij verder in gaat, is niet de basale onderdelen in de waardeketen zoals die bekend zijn op het gebied van onderwijsbedrijfsvoering en financiën. Hij legt duidelijk een link tussen de toeleverende kant (kenmerken student en soorten cognitie) en ons eigen proces. Vervolgens door te decomponeren wordt een catalogus samengesteld dat hierbij past. Daarna wordt in beeld gebracht wat voor techniek, bemensing en andere middelen hiervoor nodig zijn.

Al met al een voorbeeld van Activity Based Costing in onderwijs. Om dat het met plaatjes toch beter te volgen is, hieronder de presentatie:

Voor de uitvoering van het convenant VSV loopt er bij ons een project in de regio met de titel DOD: Digitale Overdrachtsdossier. Niet één op één te verwarren met de landelijke standaard DOD, maar dat is een ander verhaal.
Voor o.a. het scharnierpunt VMBO-MBO wordt er een online ‘postkantoor’ ingericht door OnderwijsTransparant. Scholen VMBO voeren hier gegevens in van vertrekkende leerlingen en scholen MBO halen deze op om studenten goed te kunnen ontvangen. Tegelijkertijd komen leerlingen in beeld die zich nergens aanmelden en zo dreigen VSV-er te worden. Het postkantoor ondersteunt zo niet alleen de ‘warme’ overdracht van leerlingen omdat het gegevens doorsluist. Het ondersteunt ook je proces of logistiek van de overdracht.

Tot nu toe, was de overdracht van gegevens hier in de regio gebaseerd op een papieren dossier, wat de leerling zelf moest verzamelen, compleet maken en aanleveren. Met handtekening van hemzelf, eventueel ouders bij minderjarigheid, en van de decaan. Privacy bezwaren werden door dit construct omzeild, omdat de student zelf alles aanlevert.

Nu wil men dit hele proces om meerdere redenen digitaliseren. Waarbij alle partijen (leerlingen, ouders, decanen VMBO en intakers MBO) inloggen op het postkantoor. Dan zal de leerling/student of ouder nog steeds akkoord moeten gaan met de overdracht van zijn gegevens, lijkt me. Waarbij een akkoord op het scherm van dezelfde waarde moet zijn als een akkoord handtekening op papier.

De vragen waar we mee bezig zijn nu:

• Hoe zou de tekst en communicatie van deze overeenkomst of formeel akkoord dan moeten luiden?
• Welk eisen worden gesteld aan het proces er omheen? (Moet er gelogd worden, moet er bevestigd worden via mail of anders, moeten er controle mogelijkheden zijn?)
• Welke eisen worden gesteld aan identificatie? (zodat je weet, of mag aannemen, dat degene die akkoord gaat daadwerkelijk degene is)

Zodra ik meer weet, kom ik er op terug. Als een jurist dit leest: we staan open voor suggestie!

Ik was vandaag bij de bijeenkomst “Onderwijslogistiek – Van Plan naar Realiteit”. De 6 instellingen die zich verenigd hebben voor het uitwerken van het functioneel ontwerp Onderwijslogistiek toonden de eerste resultaten. Het eindproduct wordt op 15 juni gepubliceerd. De basis blijft het TripleA ontwerp hiervoor.

Waarom niet ‘gewoon’ het Functioneel Ontwerp overgenomen zoals dat er lag? Gedeeltelijk vanuit pragmatisme. Het deel Onderwijslogistiek van de TripleA encyclopedie is ontworpen met een punt op de verre horizon in gedachte. Mijn samenvatting ervan:

Een systeem dat massamaatwerk levert door op grote schaal voortdurend dynamisch de veranderende individuele leervraag te matchen met het onderwijsaanbod èn de benodigde resources. Tussentijds business rules checkt en daarna een rooster produceert.

Dit blijft ook nu nog raketwetenschap. Niet zozeer het technische gedeelte. Er schijnen wiskundige algoritmen en oplossingen voor te bestaan. Maar wat het vergt van de organisatie, dat gaat veel verder. Te ver voor de staat van ontwikkeling nu, dus. Maakt dat het deel in de encyclopedie onbruikbaar? Nee, omdat veel van de omschreven use-cases (21) opzich wel voorkomen in een bepaalde vorm. Ook in de huidige organisaties. De mate waarin en de vorm verschilt echter. Enter scenario’s! Hoe werkt dat:

1. Verzin 4 dimensies, dimensies waarin organisaties kunnen verschillen. Bijvoorbeeld “Schaal van organiseren”
2. Maak voor elke dimensie een schaalverdeling met kenmerken.
3. Groepeer een aantal voor de hand liggende combinaties van kenmerken. Noem dit een scenario.
4. Werk zo meerdere scenario’s uit.
5. Vertel van elke use case uit het functioneel ontwerp hoe deze verder ingevuld wordt, voor elk scenario.
6. Vraag aan de markt of er dit is of kunnen bouwen.

Het resultaat mag dan liever niet een voor elk scenario apart gebouwd systeem zijn. De hoop is dat (groepen) functionaliteiten aan of uit gezet kunnen worden, al naar gelang de kenmerken van een organisatie. Het voordeel, volgens mij:

• Het komt tegemoet aan verschillen tussen onderwijsinstellingen. Verschillen op het gebied van flexibiliteitswensen, cultuur en strategie.
• Het geeft ruimte om naar de toekomst toe wel te groeien naar meer flexibiliteit en massamaatwerk.

De presentatie en het boekje dat werd verspreid is hier terug te vinden. Overigens is er 24 juni een vervolg tijdens de conferentie “Overdracht TripleA naar saMBO~ICT”. TripleA als organisatie stopt, het gedachtegoed leeft verder, onder vlag van saMBO.

Kijk voor het verslag van Willem Karssenberg hier.

Als fan van het TripleA gedachtegoed zit ik veel in de encyclopedie te snuffelen. Ook al zat mijn instelling niet bij de lichting ROC’s die samen de aanbesteding KRD deden, als hulpmiddel heeft het ons ontzettend geholpen. Daarom ben ik blij met een verdere invulling, maar dan van het onderdeel “Onderwijslogistiek”. Er zijn 6 ROC’s die het functioneel ontwerp gaan uitwerken. (ROC Mondriaan, ROC De Leijgraaf, Wellantcollege, ROC Aventus, ROC Eindhoven en ROC Leiden).

Een eerste aanvulling is die van het ‘scenario-denken’. Omdat de Use-Cases nog veel ruimte open laten, terecht, voor allerlei keuzes, zijn een aantal combinaties uitgewerkt tot scenario’s. Deze scenario’s worden beschreven aan de hand van 4 kenmerken:

• Schaal van organiseren
• Uitgangspunt voor het roosterproces
• Diepgang van de onderwijscatalogus
• Optimalisering van de middeleninzet

Het BVE Platform organiseert weer een markt van leveranciers en ik neem het berichtje even letterlijk over:

De volgende Markt van Leveranciers die het BVE-Platform organiseert staat gepland op 17 november 2009. Uiteraard doen we ook dit onder de vlag van SAMBO~ICT. Het is de bedoeling om de verschillende markten dit jaar te combineren, dus niet te kiezen voor alleen kernregistratie of presentieregistratie, maar breder: kernregistratie, onderwijslogistiek, begeleiding en presentieregistratie.
De plannen hiervoor zijn nog niet geheel uitgekristalliseerd. We melden u de datum vast, zodat u de dag in uw agenda kunt reserveren. – BVE-Bericht juli 2009

Ik was bezig om procesrisico’s in kaart te brengen voor een applicatie die zowel functionaliteit kent voor administratieve processen als voor onderwijsprocessen. Één van de risico’s noem ik de “Gebroken-Informatie-Estafette”. Het gaat ongeveer zo:

Een proces staat vrijwel nooit op zichzelf maar dient meestal als input voor het volgende proces. Een aantal operationele processen kent zijn startpunt in het primair proces, vindt zijn weg in ondersteunende  diensten en eindigt daar. Of doorkruist meerdere “afdelingen” en komt weer terug in het primaire proces. Bij elke stap in het proces wordt informatie toegevoegd aan de ontvangen informatie. Vervolgens wordt deze weer doorgegeven.
Het lijkt logisch om voor een proces een proces-eigenaar aan te wijzen. Dit i.v.m. verantwoordelijkheid en sturing. Voor deelprocessen werkt dat, maar voor processen die over meerdere entiteiten of afdelingen lopen is dit moeilijker.

Voorbeelden hiervan zijn de aansluiting van de volgende onderwijslogistieke deel-processen:

• “Aanmelding” >  “Inschrijving” > “Intake” > “Plaatsing” > “Planning van onderwijsaanbod”
• “Toetsing” > “Examinering” > “Diplomering” > “Uitschrijving” > “Melden”
• “Zorgbegeleiding” > “Trajectbegeleiding” > “Uitschrijving” > “Melden”

Het stokje van informatie, die in deze estafette van deelprocessen doorgegeven  moet worden, valt soms aan de kant, wordt terug- of verdergegooid…

Mogelijke tegenmaatregelen:

• Actoren uit de deelprocessen in hetzelfde systeem laten werken. Zodat de doorgave van informatie niet afhankelijk is van flankerende administratie en eigen “lijstjes”.
• In de keuze van het systeem, de mogelijke ondersteuning van “Workflow” zwaar laten wegen. Hiermee wordt het mogelijk op basis van de uitkomst van het ene deelproces acties uit te zetten voor actoren uit een ander deelproces.

Weet iemand nog andere mogelijke tegenmaatregelen?

In het kader van VSV lopen er op ons ROC 3 projecten, waarvan één gericht is op het “niet kwijtraken” van studenten op scharnierpunten (PO-VO, VO-MBO etc.) Om deze warme overdracht te ondersteunen zijn we in dit project bezig DOD’s door de keten te sturen. Op termijn echter is het de bedoeling dat het DOD als standaard opgenomen wordt in het ELD.

Mijn indruk van ELD: het loopt al jaren, maar vordert traag. Nu snap ik wel dat het moeilijk is om alle ketenpartners op een lijn te krijgen en pas de laatste jaren is de techniek ook zover dat de uitwisseling goed kan verlopen. Daarom ben ik blij met het nieuwe initiatief van LERENDOORGEVEN. Leuke woordspeling.

Twee punten vielen mij op:

• De aandacht die de site geeft aan privacy en beveiliging.  Bij het EPD is dit ook een voortdurende beer op de weg.
• De heldere uitleg over de logistiek van de overdracht, middels een animatie. Zie hieronder.

Al met al hoop ik dat dit nieuwe initiatief slaagt.

We lopen al een tijd aan traject waarin we ons oriënteren op de opvolging nOISe. Daar zijn we voor het beroepsonderwijs nog niet uit. Echter, voor onze VAVO school wel. Er is besloten over te gaan op Magister VAVO van Schoolmaster.

Er zijn voor ons een paar belangrijke zaken om rekening mee te houden:

• Het is een applicatie die zowel het administratieve proces ondersteunt als het onderwijs.  De functionaliteiten en manieren van werken lopen hiervoor nogal uiteen. Uitdaging wordt om deze juist op elkaar aan te laten sluiten i.p.v. elkaar ‘tegen te werken’.
• Er is lichte tijdsdruk: de bedoeling is om in het nieuwe schooljaar te starten met een schone lei en nieuwe lichting studenten. Dus voor die tijd moet er inrichting, implementatie en training plaatsvinden. De uitdaging is dan om keuzes van inrichting toch goed te nemen. Omdat deze later vaak vervelende consequenties hebben.
• We nemen maar in beperkte mate historie mee. Dat scheelt veel conversieslagen en controlerondes. Maar heeft natuurlijk ook nadelen.
• Er hangt veel van af i.v.m. bekostiging: de koppeling naar BRON verloopt via nOISe en zal waarschijnlijk vanaf het nieuwe schooljaar via Magister gaan lopen. Als dat mislukt, heb je allerlei poppen aan het dansen.
• Gelukkig hebben we al wel veel ervaring opgedaan met Magister in onze VO scholen.

Kortom: er moeten 100 dingen afgestemd, bepaald en gecommuniceerd worden. Om een praatpapier te hebben dat een beetje overzicht biedt heb ik een soort van blauwdrukje gemaakt. “Niet-zo-losjes-geïnspireerd” op de ArgumentenFabriek vormgeving.