Ik ben vandaag bij Stoas in Wageningen, voor een productdemonstratie van de Participatie module. Versie 1.12 om precies te zijn. Deze module stekkert op het oude nOISe en straks op de nieuwe KRD (KernRegistratie Deelnemers). Het is Educus antwoord op de functionaliteitsbehoefte wat betreft aan/afwezigheidsregistratie.

De gekozen werkvorm was met recht een “Experience”: om het te ervaren, kregen we een werkende pas (Nedap), die bij betreden van de ruimtes getoond moest worden. Dus alsof we studenten waren, werden we tijdens de experience gevolgd, bij het hoorcollege en inloopcollege. De eerste was plenair geroosterd. De tweede parallel, waar we ons m.b.v. de participatie module voor moesten inschrijven.

Bij het openen van de module staan er geroosterde afspraken klaar (koppeling met Untis), ad-hoc afspraken met anderen en die van mezelf. Door kleuren onderscheiden van elkaar, in een Outlook achtige interface. Dus ook onze plenaire “Experience” afspraak stond er netjes in. Inclusief aanwezigen en afgemelden. We hadden ook een ‘telaatkomer’, die alsnog op aanwezig werd gezet.

Enkele indrukken:

• Bij alle deelnemers kan een waarneming geplaatst worden. Standaard kan deze op “Aanwezig” staan, maar behalve “Afwezig” zijn ook andere mogelijk, zoals “Uitgestuurd” etc. Bij inrichting van het systeem moeten deze soorten bepaald worden.
• Alles is een “afspraak”: participanten die een activiteit uitvoeren op een bepaald tijdstip in een bepaalde ruimte. Onder afspraken vallen de geroosterde lessen èn alles wat je daarnaast zelf in de planning zet. Een participant kan zowelstudent als medewerker zijn.
• Er werd een afspraak (voortgangsgesprek) gedemonstreerd door een mentor deze laten plannen. De deelnemer die ervoor werd uitgenodigd, ziet deze vervolgens in haar gmail.
• Onze eigen ROC gebruikt GroupWise, voor mail èn agenda. Als de participatie module gebruikt zou worden, dan zou of het huidige agendasysteem gekoppeld moeten worden of we moeten daar mee stoppen.
• Er is sprake van een “Self-Service-module”, voor accepteren afspraken en het inschrijven voor inloop-colleges of workshops etc. Een voorbeeld van niet-geroosterde afspraken, waarvoor ingeschreven moet worden op initiatief van de student zelf.
• Waarnemingen kunnen automatisch tot maatregelen leiden. Dat hangt af van de keuzes van een instelling. De eenvoudigste maatregel is een signaal om bijvoorbeeld de mentor op de hoogte te brengen. Ingewikkelder kan ook: dat na een bepaalde hoeveelheid verzuim iemand een signaal krijgt voor begeleiding of aandacht. Deze persoon krijgt dat signaal dan weer op zijn dashboard.
• Door de signalen kunnen er workflows gebouwd worden.
• Wil de registratie niet een administratieve handeling worden, die er nog eens bij komt, dan is het van belang om de registratie heel toegankelijk te maken. In de praktijk worden “waarnemingen” zoals afwezigheid nog al eens op papier genoteerd. De echte registratie in het systeem vindt dan later plaats achter een pc. Dat leidt tot extra administratieve bewerkingen. Beter zou zijn om de registratie vast te leggen op de plaats waar de informatie ontstaat. Daar heb je dan wel overal pc’s. laptops of PDA’s nodig.
• Er zijn alle rapporteringen mogelijk: o.a. weekoverzichten per individu, openstaande “rode” verzuim momenten waar nog een waardering voor moet komen (geoorloofd of ongeoorloofd), jaaroverzichten met “blokjes” die visueel duidelijk maken hoe iemands absentie is, qua patroon, afwezigheid per vak of onderwijsactiviteit etc.
• Voor de telling van IIVO (In Instelling Verzorgt Onderwijs) zijn alle afspraken in beeld te brengen die daar onder vallen.
• De module bevat een zogenaamde “kolommenkiezer” waarmee flexibel overzichten te maken zijn. Deze zijn te exporteren naar excel.
• Het zorgvierkant van een individu, uit het DBS (DeelnemersBegeleidingSysteem), bevat een kwadrant “Gedrag”. Hier komen de presentie-resultaten. Signalen (Kees is 4x te laat!) vanuit de participatie-module worden dus beschouwd als onderdeel van de totale begeleiding.
• Leerplicht: Het systeem toont bijvoorbeeld voor VO “Wie is er meer dan 12,5% afwezig gedurende de laatste 4 weken of 3 achtereenvolgende dagen gedurende de laatste 7 dagen, met leeftijd onder de 16?” Voor MBO is er iets soortgelijks.

(Disclaimer: deze blog is natuurlijk geen commerciële productdemonstratie, ik heb geen band verder met Educus, Topicus, Stoas of Eduarte )

Afgelopen week was ik aanwezig bij een PARELL bijeenkomst. Opvallend is de diversiteit van de deelnemers en bezoekers. Beleidsmedewerkers, informatiemanagers en innovators. Waarschijnlijk komt dit doordat onderwijsbedrijfsvoering zoveel vlakken raakt. Voor het ‘netwerk’ effect van PARELL is dat alleen maar goed. Al snel kwam het profiel van de programmamanger naar voren en omdat daarin veel verteld wordt over PARELL zelf, herhaal ik het hier:
PARELL stimuleert, faciliteert en coördineert de kennisdeling en kennisontwikkeling op het gebied van onderbedrijfsvoering in het MBO. De activiteiten van PARELL resulteren in concrete producten en modellen die MBO-scholen kunnen helpen bij het verbeteren van de kwaliteit van hun onderwijsbedrijfsvoering en daarmee de kwaliteit van het onderwijs.
Daarna kregen we onder begeleiding van Artefaction een opdracht mee, n.a.v. hun onderzoek uitgevoerd bij ROC Friesland. ROC Friesland gaf hiermee openhartig een kijkje in eigen keuken!

Maaike Kessel vertelt dat ze zien dat in het onderwijsveld het onderwijskundig perspectief domineert. Het organisatiekundig perspectief blijft daarop achter. Alhoewel ik dit als volgorde juist vindt, kan het één niet zonder de ander. Als het onderwijs innoveert zonder de organisatie te innoveren, loopt het geheel spaak. De vraag die steeds terugkomt is dan: welke eisen stelt het nieuwe onderwijs aan de organisaties van ROC’s?

Hierbij spelen 2 wetmatigheden een rol:

• Variatie is alleen mogelijk bij standaardisatie.
• Variatie is duurder dan standaardisatie.

Flexibel onderwijs op maat leidt tot hogere, soms onbetaalbare, kosten. Hoe kun je dan efficiencyverlies compenseren? In andere branches zijn deze mogelijkheden van ‘mass-customisation’ (Davis 1979 ‘Future Perfect’) al onder zocht. Hoe pas je echter ‘massa-maatwerk’ in het onderwijs toe? Hiervoor zijn 7 scenario’s mogelijk. Jef van den Hurk heeft hierover al geschreven. Zijn vraag was toen: “Onder welk scenario valt zelforganisatie?” Zoals ik het nu begrijp valt dat in bepaalde gevallen onder het scenario “De eenheid van organisatie vergroten”. Want zoals Jef zelf zegt:

“Enkele docenten op een grotere groep studenten, waardoor de flexibiliteit binnen die groep toenemen. Naar mijn idee is dit niet een louter onderwijsaangelegenheid. Wat er in feite gebeurt, is dat er wordt gedecentraliseerd. In plaats van een centrale planning waarop docenten voor een beperkte tijd aan groepen leerlingen worden gekoppeld (=les) komt er een planning op hoofdlijnen. De verfijnde planning wordt overgelaten aan het team en de groep studenten.”

Binnen de VMBO tak van onze eigen organisatie heb ik dit ook gezien. Voorbeelden waarin 3 vakken, 4 groepen, 4 docenten en 4 lokalen op een heel dagdeel geroosterd werden. De student en docent hadden dan van uur tot uur een vak en lokaal vermeld staan, echter men liet de studenten zelf de volgorde van opdrachten kiezen waarbij dus rondgelopen werd van ene lokaal naar het andere. Tijdens de aaneengeschakelde uren. Indirect is de redenatie van een groep docenten: geef ons een paar lokalen en groepen op een dagdeel en we regelen zelf de rest. De zelf-organisatie werd vormgegeven middels een balie waar de student een activiteit ophaalde. Vervolgens naar de ruimte ging waar dit uitgevoerd kon worden en daar een docent trof die er inhoudelijk bij kon ondersteunen.

Er kwam een vraag uit de zaal: “Is er al bekend wat de optimale grootte is van een module?” oftwel in mijn woorden: “Wat is de ideale balgrootte in de ballenbak?” Hierop kwam veel reactie, samenvattend: dat kan afhangen van het thema, het vak, de noodzaak tot lint-leren (opbouw heeft een verplichte volgorde) en dat beperkt de flexibiliteit.

Zoals bij alle strategieën geldt ook hier dat het combineren ervan cruciaal is. Er ontstond wat discussie over het niveau waarop deze 7 scenarios’s een hulpmiddel zijn. Kies je een ‘combi’ scenario op ROC niveau of op teamniveau?  Het laatste zou betekenen dat er verschillende variatie-scenario’s gebruikt worden, binnen één organisatie. Variëren in variatie-scenario’s zeg maar.  Aan de andere kant is één gekozen vorm van bovenaf, vaak niet werkbaar voor specifieke teams.

Zelf schoot me de vergelijking met lopende band werk te binnen: een lopende band ontwerpen, zonder massa maatwerk, is alleen nuttig bij ‘bulk’ productie. Bepaalde niches hebben daar geen schaalvoordelen van. Sommige opleiding zijn meer te vergelijken met ‘niches’, dan met ‘intensieve leerlinghouderij’. 

Lessen geleerd vanuit het Friesland College:

• Geen strategieën stapelen! Dus gebruik niet teveel strategiën door elkaar.
• Maatwerk mag niet leiden tot één-op-één onderwijs.
• Huisvesting beperkt òf stimuleert de mogelijkheden op een directe manier. 
• Zet E-learning niet in vanuit efficiency motieven.
• Contextuele kenmerken spelen een belangrijke rol bij allerlei werkvormen en hebben dus invloed op de manier waarop je flexibiliseert.

Vervolgens gingen we als workshop verder aan de slag: elke tafel stelde een opleiding of ondersteunende dienst voor waarbij een specifiek knelpunt speelt. De opdracht was om met de scenario’s in gedachten, te bedenken hoe dat respectieve team geholpen zou kunnen worden. Dat leidde in mijn ogen maar beperkt tot praktische tips. Dat kan ook eigenlijk niet: daarvoor is de problematiek te complex. Wat ik zelf wel leerzaam vond is het worstelen met een specifieke case, waarbij de 7 scenario’s het ‘grijpbaarder’ maken.

Ik bezoek vandaag de conferentie DEUG2007 in Bussum. DEUG staat voor Dutch Education User Group. Oftwel de gebruikersvereniging Peoplesoft in onderwijs. Omdat we ons als ROCMB oriënteren op de opvolger van nOISe leek het ons goed de stand van zaken te bekijken bij Peoplesoft.

De inleidende presentaties waren vooral voor de sponsors/leveranciers en blaakten uit in open deuren. Veranderend onderwijs, student centraal, snelle ICT veranderingen. Hoe waar ook, zijn er nog mensen die deze bekende slides nog niet kennen? Ik hoop in de workshops meer inzicht te krijgen in implementaties bij andere ROC’s. De onderwijslogistieke toepassingen van PeopleSoft Campus solutions zijn nu nog onbekend bij me.

Ik heb 4 sessies bijgewoond en ervaren dat livebloggen een hele uitdaging is. Kon geen open netwerk vinden, dus maakte weer dankbaar gebruik van mijn Post2Blog – offline blogtool.

Parallelsessie 1: De student centraal door Judith Hultermans (ATOS)

Judith laat een overzicht zien van de nieuwe versie (9.0) van Campus Solutions. Aan de ene kant de inrichting van studievoortgang en aan de andere kant de gevolgen voor "Selfservice van de student". De studievoortgang bevat de vakken die doorlopen kunnen worden. Vervolgens worden er eisen gesteld die je koppelt aan de onderdelen in de studievoortgang. Het bijbehorende model komt in eerste instantie redelijk "old-skool" over. De vereisten zijn de onderdelen van het curriculum.

Wat vervolgens mogelijk wordt, is dat in "Mijn Planner" de student zelf de vakken/onderdelen gaat plannen. Tijdens het invullen van de planner, gaan er tellers meelopen die tonen hoeveel studiepunten het oplevert en je nog hebt te plannen. Overigens komt het reguliere aanbod ook in beeld. Oftwel: dit vak bieden we meestal dan en dan aan… De planner toont niet of het uitvoerbaar is in de tijd. De planner werkt op termijn of periode niveau, meestal is dat een jaar. Vervolgens voegt de student zijn onderdelen toe aan een heuse "shopping-cart".

Op welke manier is hier nu de student centraal?

- De student toont initiatief voor het kiezen van de onderdelen in de termijnen.

- Daarna schrijf hij zichzelf in voor een klas. (self-enrollment)

Vragen:

- De inrichting komt nogal hbo/univ over? Met academische jaren enzo. Het bleek dat we tegen de inrichting van de Vrije Universiteit Breda zaten te kijken.

- Waar vindt ik de aansluiting met POP, PAP, competenties, werkprocessen etc.? Die is er dus niet.

Kortom: mijn ogen gingen niet twinkelen, alleen het idee van een shopping-cart vond ik wel nuttig. Het lijkt erop dat het als studentadministratie zich beperkt tot de zogenaamde "kern-applicatie" en niet echt bedoeld is ter ondersteuning van onderwijslogistieke processen.

Parallelsessie 4: Campus Solutions & Beyond door Susan Beidler en Lucas Heymans

Susan en Lucas toonden de roadmap van Oracle en hun ideeën over studentadministratie-systemen.

- Men beloofd voor 2009 en erna betere datakwaliteit tussen de verschillende onderdelen van het systeem.

- Inschrijving op aanbod flexibeler en beter.

- CRM inbouwen als basis voor student/alumni levenscyclus. Als de student klant is tijdens de opleiding èn je wilt hem na de opleiding nog iets aanbieden, dan moet er een blijvende relatie opgebouwd worden.

- Inbouw van helpdesk als online frontoffice, ook voor studenten. In vraaggestuurd onderwijs moet de vraag toch ergens neergelegd worden?

- Integratie met LMS-en. Oracle is partner geworden van Sakai en ondersteunt de open standaarden (IMS) die nodig zijn voor de integratie. Ook SurfFoundation is hier bij betrokken. Tot nu toe is hier veel werk voor gedaan achter de schermen.

- Oracle’s "Academic Enterprise Solutions" zal in de toekomst niet meer alles stuk-voor-stuk koppelen. Integratie met o.a. Sakai, contentsystemen etc, worden via SOA (Oracle Fusion) geregeld.

-

Vandaag ben ik in de Bilt bij de MBO raad voor een workshop Informatiebeveiliging. De eerste sessie werd gehouden door Leonie Verhoeff.

Ze begon met een schets van de activiteiten van vorig jaar. De producten van de werkgroep zijn hier terug te vinden. Tips:

- Er zijn webquests waarin studenten zelf met veilig internetten aan de slag gaan.

- Community’s voor beleid omtrent beveiliging: Warp Biedt o.a. ondersteuning bij het maken van beleidskeuzes en verhoogde bewustwording op het gebied van ICT-beveiliging

- Filmpje dat helpt bij bewustwording. Voor docenten en studenten… Het filmpje is er natuurlijk al een tijd, maar is ook bij ons misschien niet genoeg onder de aandacht gebracht. Het komt van het productiehuis van ROC MN.

Vervolgens hield Hans Labruyere van LBVD een presentatie. Hij benadrukt dat informatiebescherming vaak ervaren wordt als “Niet Mijn Probleem”. Als er een incident is waarbij informatie op straat ligt, dan ligt automatisch bij IT de schuld. Dus ervaren zij het vaak maar als “mijn probleem”… Als informatie van levensbelang is, dan kan het niet anders dan dat de beveiliging ervan niet alleen het probleem is van een IT dienst.

De business (lees onderwijs) moet zelf ook kunnen aangeven welke informatie vitaal is en welke dus beschermd moet worden. Techniek maakt dit vervolgens mogelijk. Overigens is slechts een gedeelte van de bescherming technisch te regelen. Veel bescherming hangt af van het gedrag van mensen. Uitwisseling van gebruikersnamen, praten over vertrouwelijke informatie waar anderen bij zijn, sticky notes op het beeldscherm, het op straat zetten van je pc bij het huisvuil etc…

Hoe wordt nu iets van “niet mijn probleem” toch “gedeeltelijk mijn probleem”? Niet door alleen iemand naar binnen te halen die een beleidstuk helpt schrijven. Hoe verhoog je “awareness”?

- Eén manier is door incidenten in beeld te brengen. Justitie die usb-sticks kwijtraakt etc. Beperking is wel dat men denkt: dat overkomt mij niet, dat gebeurt alleen bij een ander. Het is wel een eerste stap.

- Verdergaand: Vooropgezette incidenten in scene zetten. Men voelt dan eerder de noodzaak om informatiebeveiliging in te zetten. Als jezelf iets overkomt…

Vevolgens gaf Annemarie Calavon van het Alfa college een presentatie hoe informatiebeveiliging daar is verlopen:

1 het doen van een nulmeting op het gebied van organisatorische, fysieke en technische beveiliging.

2 stappen van aanpak: strategische bewustwording -> beleid -> tactische bewustwording -> implementatie -> handhaving -> beoordeling.

3 Vervolgens is er een assessment gedaan.

Ook zij hebben een vooropgezet incident laten plaatsvinden, door een “mystery guest” te laten binnenkomen die zich voordeed als iemand die brandveiligheid controleerde. Zonder hinder kreeg deze toegang tot ruimtes met vertrouwelijke dossiers. Verder heeft men “ervaring opgedaan”, door een ongewenste website hack tijdens de open dagen. De site was “aangepast” wat leidt tot imagoverlies, wat op zijn beurt weer leidt tot veminderde aanmelding van studenten.

In ieder geval bedankt voor de open inkijk in andermans organisatie!

———————————————————————————————

De mens als zwakke schakel bij het inschatten van risico’s.

LBVD begon met een beetje psychologie om het onderwerp in te leiden. In groepen mensen die samenwerken, ook op het gebied van beleid, zijn vaak een aantal processen mogelijk:

- Polarisatie: risicomijdend of risiconemend.

- Groupthink: men voelt zich schijnbaar unaniem, onkwetsbaar. Beslisstrategie is vaak gebrekkig. Dit kan voorkomen worden door niet vroegtijdig tot consensus te komen, mispercepties te corrigeren en mogelijke alternatieven te blijven bespreken.

- Tunnelvisie: andere meningen negeren, te snel komen tot oplossingen etc.

Angst voor risico’s kan allerlei verdedigingsmechansimen in werking zetten. Gunstige uitkomsten worden overdreven, ongunstige geminimaliseerd of men vertoont vermijdingsgedrag. Terwijl rationele overwegingen juist zo belangrijk zijn bij het inschatten van risico’s.

Jeroen van Dongen vervolgde met een casus om dit te illustreren. “Hoeveel karakters moeten onze wachtwoorden hebben?” is niet de juiste vraag om te starten. Voor het maken van risicoanalyses zijn allerlei tools beschikbaar, maar de volgende stappen moet je doorlopen:

1. Maak een model van het systeem, met daarin de geboden functionaliteit en actoren (gewenste en ongewenste).

2. Zoek problemen: uitval, onrechtmatige toegang, niet integere data etc…

3. Hoe erg is erg? Als het systeem uitvalt, als iemand onrechtmatig toegang krijgt, hoe erg is dat? En waarin druk je dat uit? Euro’s? Deelnemers of medewerkers die weggaan? Zo kwantificeren lukt vaak niet. Kwalitatief wel. Maak categorieën van gradaties “erg”.

4. Maak een risicomatrix (met waarschijnlijkheid en impact/severity op de assen)

Vertaal zo deze verkregen informatie naar schade voor de organisatie. Waarschijnlijkheid en impact van risico’s zijn moeilijk, kwantitatief, in te schatten zonder allerlei statische studies. Vandaar dat de matrix 5 categorieën gebruikt. De inhoud van zo’n categorie kan zijn: impact very low = lastig t/m impact very high = fataal voor de organisatie.

Vervolgens laat hij zien hoe je dit methodisch doet. Daarnaast is deze risico matrix ook bekend vanuit Prince2 projectmethodiek om de risico’s te inventariseren.

————————————————————-

Case: Beveiliging bij de rechtbank van Arnhem.

Sabine Zegers was “legal hacker’ bij de rechtbank voor het testen van beveiliging.Ze schetste de situatie omtrent gedetineerden en rechtszalen. Daarnaast illustreerde ze het begrip “social engineering”, doordat de bekendste hackers vooral eerst om informatie vragen …. voor ze gaan inbreken.

Definitie Social Enginering: het van mensen ontfutselen en verkrijgen van vertrouwelijke informatie met behulp van sociale vaardigheden.

Zelf heeft ze dit getest door bij een organisatie binnen te lopen, en men haar verwelkomde als de “nieuwe stagiare” en men pas in laat stadium er achter kwam dat ze de boel belazerde. Verder moet informatiebeveiliging hand in hand gaan met fysieke beveiliging.

Het verhogen van bewustzijn omtrent beveiliging heeft men geprobeerd te bereiken door een beveiligingsweek te organiseren. Op allerlei ludieke manieren kwamen zo aspecten aan bod.