• Laat de leerling en/of ouder zelf bepalen wat voor privacy niveau gewenst is.
• Laat de school bepalen wie welke rol heeft op elk niveau.

Enkele voorbeelden van redenen van verzuim bij elk niveau:

1. Privacy-niveau Laag: het maakt de leerling niet uit als willekeurige medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “De bus was te laat.”, “De wekker ging niet af.”, “De brug stond open.” etc. Voor deze gevallen kan iedereen alle 3 de rollen vervullen.
2. Privacy-niveau Middel: het maakt de leerling wel degelijk uit dat maar een beperkte groep medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “Ik moest naar de dokter.”, “In die les zitten leerlingen die me pesten.” etc.
3. Privacy-niveau Hoog: de leerling wil dat de reden en beoordeling heel vertrouwelijk blijft. Redenen zoals “Ik moest naar de Psychiater.”, “Ik moet naar de dokter vanwege een vriendje en mijn ouders mogen het niet weten.”

De kunst is nu om van te voren voor elk niveau de juiste betrokkenen te bepalen. Hieronder steeds weergegeven met een gekleurde smiley. Enkele voorbeelden:

Enkele opmerkingen:

Komende tijd zal ik me ook meer bezighouden met projecten op het gebied van onderwijslogistiek. Eén onderdeel daarvan is aan- en afwezigheidsregistratie en de afhandeling ervan. Uit ervaring weet ik dat je dan te maken krijgt met de privacy van de deelnemer of leerling. Daar zitten ethische kanten aan.

Een oplossingsrichting zou kunnen zijn:

• Trek rollen uit elkaar. Benoem de verschillende rollen van de betrokkenen op het gebied van verzuimmelding.
• Trek fases van afhandeling uit elkaar.
• Koppel verschillende rollen aan verschillende niveaus van privacy.
• Bepaal als onderwijsinstelling wie welke rol vervult.
• Bepaal als deelnemer welk niveau van privacy gewenst is.

Concreet uitgewerkt:

Toelichting:

• In Fase 1 staat de vraag centraal: wat is de waarneming? Degene die observeert dat iemand afwezig is, doet de registratie. Dat is een melding in een systeem. Er worden vooralsnog alleen plaats- en tijdgegevens geadministreerd. Wie er afwezig was op welk tijdstip bij welke onderwijsactiviteit. Doordat deze waarneming door iedereen kan gebeuren, is deze rol voor veel medewerkers weggelegd.
• In Fase 2 staat de vraag centraal: waarom is iemand afwezig? Degene die onderzoekt waarom iemand afwezig is, analyseert de reden. Deze motivatie wordt ook vastgelegd.  Het onderzoeken zelf kan plaatsvinden door een verzuimcoördinator, mentor, coach of leerlingbegeleider.
• In Fase 3 staat de vraag centraal: wat is de waardering? Degene die oordeelt over de reden van afwezigheid geeft zijn mening. Hij/zij acht het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd. Verder wordt hierdoor de relevantie bepaald voor anderen: voor interne begeleiders of leerplichtambtenaar.

Het origineel in powerpoint is hier.

Overigens is in dit model de observant, die de waarneming doet, ook degene die de registratie ervan doet, om het probleem van tweedehands informatie te voorkomen.

Ik kom nog terug op het verband met privacy.

O ja, en veel Wordfeud spelen helpt op de één of andere manier om dit te verzinnen.

Ik ben vandaag bij Stoas in Wageningen, voor een productdemonstratie van de Participatie module. Versie 1.12 om precies te zijn. Deze module stekkert op het oude nOISe en straks op de nieuwe KRD (KernRegistratie Deelnemers). Het is Educus antwoord op de functionaliteitsbehoefte wat betreft aan/afwezigheidsregistratie.

De gekozen werkvorm was met recht een “Experience”: om het te ervaren, kregen we een werkende pas (Nedap), die bij betreden van de ruimtes getoond moest worden. Dus alsof we studenten waren, werden we tijdens de experience gevolgd, bij het hoorcollege en inloopcollege. De eerste was plenair geroosterd. De tweede parallel, waar we ons m.b.v. de participatie module voor moesten inschrijven.

Bij het openen van de module staan er geroosterde afspraken klaar (koppeling met Untis), ad-hoc afspraken met anderen en die van mezelf. Door kleuren onderscheiden van elkaar, in een Outlook achtige interface. Dus ook onze plenaire “Experience” afspraak stond er netjes in. Inclusief aanwezigen en afgemelden. We hadden ook een ‘telaatkomer’, die alsnog op aanwezig werd gezet.

Enkele indrukken:

• Bij alle deelnemers kan een waarneming geplaatst worden. Standaard kan deze op “Aanwezig” staan, maar behalve “Afwezig” zijn ook andere mogelijk, zoals “Uitgestuurd” etc. Bij inrichting van het systeem moeten deze soorten bepaald worden.
• Alles is een “afspraak”: participanten die een activiteit uitvoeren op een bepaald tijdstip in een bepaalde ruimte. Onder afspraken vallen de geroosterde lessen èn alles wat je daarnaast zelf in de planning zet. Een participant kan zowelstudent als medewerker zijn.
• Er werd een afspraak (voortgangsgesprek) gedemonstreerd door een mentor deze laten plannen. De deelnemer die ervoor werd uitgenodigd, ziet deze vervolgens in haar gmail.
• Onze eigen ROC gebruikt GroupWise, voor mail èn agenda. Als de participatie module gebruikt zou worden, dan zou of het huidige agendasysteem gekoppeld moeten worden of we moeten daar mee stoppen.
• Er is sprake van een “Self-Service-module”, voor accepteren afspraken en het inschrijven voor inloop-colleges of workshops etc. Een voorbeeld van niet-geroosterde afspraken, waarvoor ingeschreven moet worden op initiatief van de student zelf.
• Waarnemingen kunnen automatisch tot maatregelen leiden. Dat hangt af van de keuzes van een instelling. De eenvoudigste maatregel is een signaal om bijvoorbeeld de mentor op de hoogte te brengen. Ingewikkelder kan ook: dat na een bepaalde hoeveelheid verzuim iemand een signaal krijgt voor begeleiding of aandacht. Deze persoon krijgt dat signaal dan weer op zijn dashboard.
• Door de signalen kunnen er workflows gebouwd worden.
• Wil de registratie niet een administratieve handeling worden, die er nog eens bij komt, dan is het van belang om de registratie heel toegankelijk te maken. In de praktijk worden “waarnemingen” zoals afwezigheid nog al eens op papier genoteerd. De echte registratie in het systeem vindt dan later plaats achter een pc. Dat leidt tot extra administratieve bewerkingen. Beter zou zijn om de registratie vast te leggen op de plaats waar de informatie ontstaat. Daar heb je dan wel overal pc’s. laptops of PDA’s nodig.
• Er zijn alle rapporteringen mogelijk: o.a. weekoverzichten per individu, openstaande “rode” verzuim momenten waar nog een waardering voor moet komen (geoorloofd of ongeoorloofd), jaaroverzichten met “blokjes” die visueel duidelijk maken hoe iemands absentie is, qua patroon, afwezigheid per vak of onderwijsactiviteit etc.
• Voor de telling van IIVO (In Instelling Verzorgt Onderwijs) zijn alle afspraken in beeld te brengen die daar onder vallen.
• De module bevat een zogenaamde “kolommenkiezer” waarmee flexibel overzichten te maken zijn. Deze zijn te exporteren naar excel.
• Het zorgvierkant van een individu, uit het DBS (DeelnemersBegeleidingSysteem), bevat een kwadrant “Gedrag”. Hier komen de presentie-resultaten. Signalen (Kees is 4x te laat!) vanuit de participatie-module worden dus beschouwd als onderdeel van de totale begeleiding.
• Leerplicht: Het systeem toont bijvoorbeeld voor VO “Wie is er meer dan 12,5% afwezig gedurende de laatste 4 weken of 3 achtereenvolgende dagen gedurende de laatste 7 dagen, met leeftijd onder de 16?” Voor MBO is er iets soortgelijks.

(Disclaimer: deze blog is natuurlijk geen commerciële productdemonstratie, ik heb geen band verder met Educus, Topicus, Stoas of Eduarte )

Ik ben vandaag in Wageningen in het congrescentrum WICC, alwaar verschillende leveranciers zich presenteren op het gebied van aan- en afwezigheidsregistratie. Een terrein met veel voetangels en klemmen, gezien de discussies over onderwijstijd (zowel het qua aangebod als consumptie ervan). Deze dag is georganiseerd door het BVE-Platform en een vervolg op de “dag van aanwezigheid” van vorig jaar. Duidelijk is dat er in een jaar tijd toch veel gebeurd is. Kort samengevat:

• De leveranciers van de grotere systemen komen allemaal tegemoet aan de eisen omtrent flexibiliteit. Vooral niet roosterbare, ad-hoc afspraken zijn nu veel beter vast te leggen, te registreren en te rapporteren.
• Voor het terugdringen van VSV zijn de landelijke ontwikkelingen een stuk verder. Dusdanig dat het vraagtekens zet bij een aantal maatregelen uit ons convenant in de regio.

Openening door Henk Kuipers, bestuurslid BVE-Plaftorm

De doelstelling van het platform is aan het verschuiven naar “Belangen van BVE behartigen op het gebied van Informatievoorziening”. Hiervoor worden gesprekken gevoerd met de MBO raad, gebruikersgroepen van systemen, MBO2010 etc.

Vermeldenswaard is ondertussen “Het Programma van Eisen voor aan/afwezigheidsregistratie”, dat net zoals bij Triple A, in een wiki gegoten is. Presentieregistratie is van belang voor:

- Interne verantwoording: voor kwaliteit controle en om de begeleiding te ondersteunen.

- Externe verantwoording: veilig stellen bekostiging en terug dringen VSV.

‘Aanwezigheidregistratie, lust of last?’ door Wim Konings (Graafschap College)

Vorig jaar sloot Wim af met “een sluitend systeem is een illusie”… Wim benadrukt dat flexibiliteit andere eisen stelt en geen deeloplossingen veronderstelt. Concreet voorbeeld van Graafschap: 300 studenten sport die “les krijgen” op 25 lokaties. Na een introductie worden er allerlei onderdelen gekozen, na 10 weken wordt weer gekozen etc. Het aantal groepjes dat ontstaat is ongeveer 90 in wisselende samenstelling… Het is nauwelijks roosterbaar. Zijn stelling:

“Flexibel leren komt tot uiting in de reeks afspraken met deelnemers” en dus niet in een rooster.

Generiek: Deelnemers A, komt samen met medewerker B in ruimte X, op tijdstip Y en voeren activiteit Z uit. Deze afspraken moeten worden vastgelegd, geregistreerd en gerapporteerd. Dit gold altijd al, alleen nu zijn de afspraken te plannen per persoon i.p.v. groep èn weet je niet of de activiteit zich herhaalt en hoe vaak en met wie dan. Roosteren loopt helemaal spaak als er activiteiten zijn waarin personen uit verschillende groepen deelnemen. Wim pleit voor “niet groeps-roosteren, maar activiteits-roosteren”.

1. Vastleggen van afspraken: Afspraken komen uit zaken die roosterbaar zijn, BPV afspraken, begleiding, ad hoc groepen en wijzigingen door docenten. Vooral “ad hoc groepen” is van belang: dit is geen gebrek aan planning, maar een uiting van flexibliteit. Alle afspraken bij elkaar komen samen in de deelnemers- en docentenagenda.
2. Registreren: poortjes/pasjes, webportal, mobiel/PDA, briefjes etc.
3. Rapporteren: Uit de onderliggende database worden weer rapportages opgehoest.

Deze 3 stappen kwamen vervolgens bij de productpresentaties steeds naar voren.

VSV Presentatie over de pilot realtief verzuim door Wiebe Buising (OCW)

Vorig jaar vertelde Wiebe al over “het loket voor uitval en schoolverlaters”. Hij ziet melden van verzuim als voorwaarde voor terugdringen VSV. Een paar bulletlijstjes:

Knelpunten die uit de pilot naar voren kwamen:

• Wet en regelgeving is veel te complex: er zijn 7 wetten (RMC, leerplicht, WVO, WEB, WEC, WSF en WTOS)… Als ROC heb je wellicht met 20 gemeentes te maken die het op 20 manieren toepassen.
• Tekortschieten administratieve en technische voorzieningen.
• Cultuuraspecten, prioritering.

Oplossingen:

• Harmonsiatie wetgeving (OCW) die een minimale gegevensset eist.
• Landelijke technische en administratieve basisvoorziening (OCW): een webportal waarin scholen meldingen opvoeren, een notificatie gaat naar de leerplicht, die zoekt de melding op en onderneemt actie.
• Cultuurverandering…

Wiebe onderscheidt 2 soorten verzuim:

• Relatief: ingeschreven deelnemers die spijbelen of i.i.g. niet deelnemen.
• Absoluut: jongeren die op geen enkele instelling staan ingeschreven.

Ervaringen uit de pilot:

• Het loket werkt goed en eenvoudig.
• Keten-denken is van belang om de hele informatiestroom goed te laten verlopen. Het grootste deel van de keten ligt binnen de onderwijsinstelling…
• Kan er niet nog meer info in?…

Vervolg: er komt een landelijke uitrol waarin webservices een rol spelen èn die moet september 2009 klaar zijn…. Klinkt uitdagend, een portal bouwen is wellicht niet zo moelijk, maar alle scholen zover krijgen dat hun pakketten hierop aansluiten …

Ik kreeg de gelegenheid om te vragen of dit parallel loopt met lokale initiatieven. In de regio Midden Brabant is er net een convenant VSV getekend, ook door ROC MB, en één van de veronderstelde maatregelen is dat we met de portal van de gemeente integreren voor meldingen. Wiebe geeft aan dat dit compleet apart loopt van het landelijk initiatief en adviseerd in lokale systemen niet teveel energie te steken. Andere regio’s stoppen dan ook met de doorontwikkeling van hun lokale portal. Indirect moedigt Wiebe aan om één van de maatregelen die we in het convenant afspreken, maar achterwege te laten…

VSV Presentatie over gebruik van BRON gegevens door Hans Plomp (CFI)

Hans ligt toe hoe de cijfers van VSV tot stand komen en hoe het landelijk beeld is. Inhoudelijk komt dit overeen met het convenant dat wij als ROC ook kennen.

Productpresentatie 1 Schoolmaster door Siebrand Dijkstra en Fleur van der Laan

Magister is er nu ook steeds meer voor BVE. 13 instellingen zijn er in bepaalde mate mee aan de slag. Het is zelfs mogelijk om Magister met nOISe te verbinden, zodat je bepaalde zaken nog in je ‘vertrouwde’ software kan doen. Vanwege het thema wordt de docentenagenda getoond. Siebrand toont ook de mogelijkheden:

• PDA/Smartphone. Alles van aanwezigheid, huiswerk en rooster is er op terug te vinden. Zelf valt me altijd de gebruiksvriendelijke interface op.
• De “Maitre” wandloggers: Het zijn kastjes voor bij de deur die Windows CE draaien met een schermpje. Het toont het rooster, leerling haalt de pas er langs en de aanwezigheid wordt geregistreerd. Mocht vanwege flexibiliteit het nodig zijn: ook ongeroosterde zaken worden geregistreerd. De docent kan de les afsluiten door na afloop zijn pas er nogmaals langs te houden. En vanaf juli: Magister voor iPhone! Nu moet die wel nog in Nederland beschikbaar komen, maar Schoolmaster heeft het al wel gebouwd.

Fleur demonstreert de 3 stappen (zie hierboven):

1. Vastleggen van afspraken:
   • De docentenagenda: de docent kan naast reguliere roosterafspraken ook eigen afspraken zien. Deze afspraak kan voor groepen of een individu gelden èn er kan worden aangegeven of de afspraak bijdraagt aan de onderwijstijd.
   • Workshop inschrijvingen op initiatief van deelnemer zelf. Tot nu toe doen wij dit in Blackboard met de SignUp tool. Het voordeel van de integratie hier is dat het direct in alle agenda’s komt (zowel van docenten als deelnemers). Het toont de studenten die zich inschrijven, er is een maximum in te stellen en er kan worden aangegeven welke andere onderdelen je gehad moet hebben om te kunnen deelnemen.
   • Begeleidingsafspraken en niet-roosterbare afspraken kunnen ook verwerkt worden.
   • Alle functionaliteit zit verpakt in makkelijke klik-klak-klaar wizards.
   • Wijzigingen in afspraken kunnen via SMS notificatie gecommuniceerd worden.
2. Registreren:
   • Van geroosterde lessen is te vinken wie er wel was, of juist niet.
   • Voor individule afspraken: er kan worden aangegeven of de afspraak is nagekomen.
   • De les of activiteit wordt formeel afgesloten met pas of muisklik, doordat er een bevestiging wordt gevraagd aan docent. Dit blijkt voor accountant voldoende formeel te zijn. 
   • Fleur toonde een live demonstratie met een school in leeuwarden, via een HTC smartphone met GPRS verbinding.
3. Rapportage:
   • Onderwijstijd: voor elke deelnemer kan worden getoond hoeveel onderwijstijd er geconsumeerd is en er nog gepland staat.
   • Overzichten: per groep, individu en docenten.

Eigen conclusie: De functionaliteit komt een eind tegemoet aan de generieke definities en stappen zoals Wim die in de inleiding toelichtte. Sterk punt van de demonstratie is dat de 3 stappen concreet en overtuigend getoond konden worden in de applicatie.

Productpresentatie 2 EduArte door Olaf McDaniel (Stoas en Topicus)

Olaf noemt de module in Eduarte “Participatie” omdat dat meer is dan presentie/absentie. Vervolgens geeft hij een demo. Deze module wordt in september opgeleverd en staat ‘gekoppeld naast’ het ‘Deelnemer BegeleidingsSysteem’ DBS. De grootste motivatie en tegelijk struikelblok voor absentieregistratie is op dit moment externe verantwoording. Dat leidt niet tot enthousiast gebruik van systemen met een administratief karakter, zeker niet door docenten.

De participatie module moet behalve registratie ook planning ondersteunen. Uitgangspunt is de agenda, die gekoppeld kan worden met Outlook, Google Calender etc. zodat personen zelfs prive agenda’s kunnen integreren. De module is ook geïntegreerd met het DBS: zodat absentie gekoppeld wordt met informatie uit het volgsysteem die mischien verklaart waarom iemand afwezig is.

De 3 stappen (zie hierboven):

1. Vastleggen van afspraken:
   • Roosterafspraken zijn gekoppeld en komen in de agenda. Deze zijn anders gekleurd dan eigen en privé afspraken.
   • De agenda ondersteunt roosterbare activiteiten, ad hoc afspraken en niet-roosterbare afspraken.
   • Sterk punt voor flexibiliteit: Een docent kan zelf een groepje samenstellen om een activiteit mee uit te voeren en deze plannen, los van het rooster. Beschikbaarheid van deelnemers en docenten wordt vervolgens gechecked.
   • Iemand kan zichzelf afmelden voor ziekte of iets anders en weer beter melden.
2. Registreren:
   • Getoond wordt hoe afwezigheid voor groepen of een individu geregistreerd wordt op vinklijsten. De interface is ook hier gebruiksvriendelijk.
   • Koppelingen naar pasjes/poortjes en wandloggers zijn mogelijk.
3. Rapportage:
   • Er zijn overzichten mogelijk van aanwezigheid van een student door een week heen.
   • In het DBS staat het zorgvierkant centraal, hierop wordt in kwadrant ‘gedrag’ een percentage absentie vermeld.

Laatste nieuws: nog voor de module “Participatie” komt de module “Competentiemeter” uit.

Eigen conclusie: de module is wat minder ver ontwikkeld dan de agenda in Magister, de globale functionaliteit ondersteund al wel duidelijk flexibel onderwijs.

Productpresentatie 3 ComTak door Jan Luesink

ComTak heeft hun systeem op o.a. ROC RijnIJssel kunnen implementeren. Het is te koppelen met nOISe of andere administratieve (pas)systemen. Ook hier wordt er gedemonstreerd vanuit de functionaliteit van de agenda, inclusief roosters, ad-hoc afspraken, workshop inschrijvingen etc. Daarnaast zijn de standaard overzichten en rapportages mogelijk.

Eigen conclusie: de folder toont behalve presentie ook nog andere modules zoals een competentiemeter, projecten/opdrachtenbank, trajecten met taken en projecten, begeleiden / beoordelen en planning. Voor mij een verassing want als leverancier kende ik ze niet, terwijl ze toch een comlete productlijn hebben voor onderwijslogistiek. De vraag is wel hoe ze zich naar de toekomst toe positioneren ten opzichte van de kernregistratie en ontwikkelingen op het gebied van webservices. Verder is de gebruikersinterface een beetje belegen. Comtak organiseert ook de hosting, in datacenters. Het bedrijf is relatief klein.

Algemene Conclusie:

Opvallend is dat in vergelijking met vorig jaar ik veel minder systemen met “vinklijstjes’ tegen ben gekomen. De traditionele absentie toont groepen deelnemers waarop je afwezigheid aanvinkt. Deze lijsten werden vanuit het roosterprogramma geproduceerd/gevoed. Vanwege alle flexibiliteit die vereist wordt, alle niet-roosterbare afspraken en een wisselende samenstelling van groepen is een agenda veel functioneler als startpunt van registratie. Al met al een nuttige dag.