• Ze hebben voor elke locatie  een week de tijd genomen om te testen. Mijn indruk van de ervaringen is dat je dan niet alleen het systeem test, maar ook de organisatie die het gebruikt … en dat is zeker zo belangrijk.
• De administratieve last wordt wisselend belegd: in sommige lokalen bevinden zich pc’s en voert de docent zelf in, elders worden briefjes verzameld en door één persoon verwerkt. 
• De koppeling naar het rooster is een handmatige: csv bestanden uit Untis worden geïmporteerd in EduArte. Dit wordt door roosteraars zo vaak als nodig is gedaan en wordt niet als lastig ervaren.
• Niet alleen de planning, maar ook de realisatie van het rooster komt in EduArte terecht, doordat na roosterwijzigingen (ook achteraf) de import opnieuw wordt uitgevoerd.
• De ‘waardering’ van afwezigheid hangt sterk af van de specifieke schoolafspraken. Een instelling moet dus wel helder definiëren wat men verstaat onder ‘ongeoorloofd’ etc.

Ik was vandaag bij de gebruikersdag EduArte, dat door het BVE-platform georganiseerd wordt.

Als eerste een presentatie van de nieuwe release (EduArte 1.13):

• De kleurstelling en opmaak is rustiger, met nieuwe blauwtinten.
• Een aantal menu-items zijn nu gegroepeerd onder tabbladen.
• Het dialoogvenster “kolomkiezer” is vernieuwd: gewenste gegevens zijn er makkelijk bij te slepen.
• Bij foutieve invoer van gegevens komen op die plek waarschuwingen in beeld.
• Kan al langer, maar weten weinigen: met allerlei sneltoetsen zijn handelingen uit te voeren waarvoor niet gemuisd hoeft te worden.
• Aan bepaalde mutaties kunnen templates gekoppeld worden: deze zorgen automatisch voor trajecten die voor specifieke deelnemers doorlopen moeten worden.  
• Naast IE 7.0 wordt ook 8.0 ondersteunt. In de SLA’s overigens 6.0 ook nog…

Overigens zal in de toekomst niet vaak een ingrijpende wijziging in interface plaatsvinden. Anders is het maken van handleidingen etc voor iedereen te bewerkelijk. Daarnaast wordt er in dit ontwikkelstadium nog niet gekeken naar optimaliseren voor browsen op mobiele toestellen. 

De uitlevering van de kernregistratie-module is met 1 a 2 maanden uitgesteld. De leverancier geeft aan dat er alsnog bepaalde ‘groepsfunctionaliteit’ in gebouwd moet worden, die extra tijd vergt. Het individuele karakter wordt daarmee ietwat verlaten.

Stand van zaken Kernregistratie

• Omdat nOISe bedrijfskritisch is (het vormt de basisregistratie voor je bekostiging), is het vervangen ervan door de kernregistratie EduArte cruciaal. Om minder risico te lopen moet deze overgang, inclusief modules er om heen, soepel verlopen. Financieel denkt men erover om met een vast bedrag beide applicaties naast elkaar te laten bestaan bij de instellingen. Zodat je niet 2 jaar met dubbele lasten zit èn je eigen geschikte moment kunt kiezen. Dat is het premature idee althans. 
• 1 Juni wordt er gestart met 2 proeftuinen.
• Binnenkort wordt gestart met de module ‘Resultatenbeheer’. Dus de nieuwe module, die niet aan nOISe gekoppeld is.
• Een aparte module “Facturering” gaat ontwikkeld worden.

Nu zou ik een hele waslijst van functionaliteiten kunnen noemen die er onlangs bij zijn gekomen in het pakket. Maar dan zit ik op ‘knopjes’-niveau van een pakket dat nog in ontwikkeling is. Dat bespaar ik jullie. Er zijn me wel een aantal punten heel erg opgevallen.

‘Vroeger’ toen alles nog onverzichtelijk was, zat de wereld eenvoudiger in elkaar: 1 applicatie, 1 leverancier en 1 gebruikersorganisatie. De laatste is zo’n typische ITIL/BiSl term die eigenlijk staat voor een vertegenwoordiging van alle klanten of eindgebruikers. Deze groep dient als klankbord voor de leverancier en tevens kunnen klanten onderling ervaringen uitwisselen over implementatie-trajecten.

Maar nu is er sprake van een ‘applicatielandschap’ waarop verschillende leveranciers functionaliteit kunnen bieden op, gedeeltelijk, overlappende onderdelen. Voor het gemak pak ik even de bollenplaat erbij van TripleA.

TripleA heeft de aanbesteding gedaan voor de Kernregistratie. De gunning is gegaan naar Educus, een samenwerking van Topicus en Stoas. Zij bouwen, respectievelijk vermarkten Eduarte. Volgt u het nog? Maar EduArte levert ook een onderdeel Participatie, Competentiemeter en Deelnemersbegeleidingssysteem, volgens deze releasekalender. 

TripleA zit ondertussen niet stil, want de rest van het applicatielandschap moet ook ingevuld worden. Dan moet je “eerst weten wat je wilt”. Die omschrijving noemen we “Functioneel Ontwerp” en zijn na enig zoekwerk hier terug te vinden. Ook deze andere onderdelen gaan aanbesteed worden. Daar kunnen ook andere ROC’s weer aan mee doen. Daar kunnen ook andere leveranciers weer op gaan reageren. 

Om tot mijn punt te komen: hoe organiseer je in de toekomst gebruikersgroepen van onderdelen van het applicatielandschap dusdanig, dat de functionaliteitsbehoefte en informatievoorziening geborgd blijft? Op elk blok van het model kunnen meerdere leveranciers zitten. Andersom: gaan ROC’s elkaar in wisselende samenstelling ontmoeten op onderdelen van dit model? Zodat de samenwerking vruchten afwerpt?

Wat ik erg positief vindt: de functionele ontwerpen zijn met subsidiegeld gemaakt en worden daarom vrij ter beschikking gesteld. Of je nu samen aanbesteed of niet. Daar maken ook wij dankbaar gebruikt van.

Daarnaast heeft TripleA het voor elkaar gekregen dat zowel de onderwijscatalogus als de kernregistratie open-source worden. Dit vind ik een grote stap, omdat het in de toekomst de mogelijkheid biedt van leverancier te wisselen zonder last te hebben van de klassieke vendor lock-in. Tevens biedt het andere leveranciers de mogelijkheid om in de SOA architectuur aan te sluiten en hun functionaliteit geïntegreerd aan te bieden.

Ik ben vandaag in Wageningen in het congrescentrum WICC, alwaar verschillende leveranciers zich presenteren op het gebied van aan- en afwezigheidsregistratie. Een terrein met veel voetangels en klemmen, gezien de discussies over onderwijstijd (zowel het qua aangebod als consumptie ervan). Deze dag is georganiseerd door het BVE-Platform en een vervolg op de “dag van aanwezigheid” van vorig jaar. Duidelijk is dat er in een jaar tijd toch veel gebeurd is. Kort samengevat:

• De leveranciers van de grotere systemen komen allemaal tegemoet aan de eisen omtrent flexibiliteit. Vooral niet roosterbare, ad-hoc afspraken zijn nu veel beter vast te leggen, te registreren en te rapporteren.
• Voor het terugdringen van VSV zijn de landelijke ontwikkelingen een stuk verder. Dusdanig dat het vraagtekens zet bij een aantal maatregelen uit ons convenant in de regio.

Openening door Henk Kuipers, bestuurslid BVE-Plaftorm

De doelstelling van het platform is aan het verschuiven naar “Belangen van BVE behartigen op het gebied van Informatievoorziening”. Hiervoor worden gesprekken gevoerd met de MBO raad, gebruikersgroepen van systemen, MBO2010 etc.

Vermeldenswaard is ondertussen “Het Programma van Eisen voor aan/afwezigheidsregistratie”, dat net zoals bij Triple A, in een wiki gegoten is. Presentieregistratie is van belang voor:

- Interne verantwoording: voor kwaliteit controle en om de begeleiding te ondersteunen.

- Externe verantwoording: veilig stellen bekostiging en terug dringen VSV.

‘Aanwezigheidregistratie, lust of last?’ door Wim Konings (Graafschap College)

Vorig jaar sloot Wim af met “een sluitend systeem is een illusie”… Wim benadrukt dat flexibiliteit andere eisen stelt en geen deeloplossingen veronderstelt. Concreet voorbeeld van Graafschap: 300 studenten sport die “les krijgen” op 25 lokaties. Na een introductie worden er allerlei onderdelen gekozen, na 10 weken wordt weer gekozen etc. Het aantal groepjes dat ontstaat is ongeveer 90 in wisselende samenstelling… Het is nauwelijks roosterbaar. Zijn stelling:

“Flexibel leren komt tot uiting in de reeks afspraken met deelnemers” en dus niet in een rooster.

Generiek: Deelnemers A, komt samen met medewerker B in ruimte X, op tijdstip Y en voeren activiteit Z uit. Deze afspraken moeten worden vastgelegd, geregistreerd en gerapporteerd. Dit gold altijd al, alleen nu zijn de afspraken te plannen per persoon i.p.v. groep èn weet je niet of de activiteit zich herhaalt en hoe vaak en met wie dan. Roosteren loopt helemaal spaak als er activiteiten zijn waarin personen uit verschillende groepen deelnemen. Wim pleit voor “niet groeps-roosteren, maar activiteits-roosteren”.

1. Vastleggen van afspraken: Afspraken komen uit zaken die roosterbaar zijn, BPV afspraken, begleiding, ad hoc groepen en wijzigingen door docenten. Vooral “ad hoc groepen” is van belang: dit is geen gebrek aan planning, maar een uiting van flexibliteit. Alle afspraken bij elkaar komen samen in de deelnemers- en docentenagenda.
2. Registreren: poortjes/pasjes, webportal, mobiel/PDA, briefjes etc.
3. Rapporteren: Uit de onderliggende database worden weer rapportages opgehoest.

Deze 3 stappen kwamen vervolgens bij de productpresentaties steeds naar voren.

VSV Presentatie over de pilot realtief verzuim door Wiebe Buising (OCW)

Vorig jaar vertelde Wiebe al over “het loket voor uitval en schoolverlaters”. Hij ziet melden van verzuim als voorwaarde voor terugdringen VSV. Een paar bulletlijstjes:

Knelpunten die uit de pilot naar voren kwamen:

• Wet en regelgeving is veel te complex: er zijn 7 wetten (RMC, leerplicht, WVO, WEB, WEC, WSF en WTOS)… Als ROC heb je wellicht met 20 gemeentes te maken die het op 20 manieren toepassen.
• Tekortschieten administratieve en technische voorzieningen.
• Cultuuraspecten, prioritering.

Oplossingen:

• Harmonsiatie wetgeving (OCW) die een minimale gegevensset eist.
• Landelijke technische en administratieve basisvoorziening (OCW): een webportal waarin scholen meldingen opvoeren, een notificatie gaat naar de leerplicht, die zoekt de melding op en onderneemt actie.
• Cultuurverandering…

Wiebe onderscheidt 2 soorten verzuim:

• Relatief: ingeschreven deelnemers die spijbelen of i.i.g. niet deelnemen.
• Absoluut: jongeren die op geen enkele instelling staan ingeschreven.

Ervaringen uit de pilot:

• Het loket werkt goed en eenvoudig.
• Keten-denken is van belang om de hele informatiestroom goed te laten verlopen. Het grootste deel van de keten ligt binnen de onderwijsinstelling…
• Kan er niet nog meer info in?…

Vervolg: er komt een landelijke uitrol waarin webservices een rol spelen èn die moet september 2009 klaar zijn…. Klinkt uitdagend, een portal bouwen is wellicht niet zo moelijk, maar alle scholen zover krijgen dat hun pakketten hierop aansluiten …

Ik kreeg de gelegenheid om te vragen of dit parallel loopt met lokale initiatieven. In de regio Midden Brabant is er net een convenant VSV getekend, ook door ROC MB, en één van de veronderstelde maatregelen is dat we met de portal van de gemeente integreren voor meldingen. Wiebe geeft aan dat dit compleet apart loopt van het landelijk initiatief en adviseerd in lokale systemen niet teveel energie te steken. Andere regio’s stoppen dan ook met de doorontwikkeling van hun lokale portal. Indirect moedigt Wiebe aan om één van de maatregelen die we in het convenant afspreken, maar achterwege te laten…

VSV Presentatie over gebruik van BRON gegevens door Hans Plomp (CFI)

Hans ligt toe hoe de cijfers van VSV tot stand komen en hoe het landelijk beeld is. Inhoudelijk komt dit overeen met het convenant dat wij als ROC ook kennen.

Productpresentatie 1 Schoolmaster door Siebrand Dijkstra en Fleur van der Laan

Magister is er nu ook steeds meer voor BVE. 13 instellingen zijn er in bepaalde mate mee aan de slag. Het is zelfs mogelijk om Magister met nOISe te verbinden, zodat je bepaalde zaken nog in je ‘vertrouwde’ software kan doen. Vanwege het thema wordt de docentenagenda getoond. Siebrand toont ook de mogelijkheden:

• PDA/Smartphone. Alles van aanwezigheid, huiswerk en rooster is er op terug te vinden. Zelf valt me altijd de gebruiksvriendelijke interface op.
• De “Maitre” wandloggers: Het zijn kastjes voor bij de deur die Windows CE draaien met een schermpje. Het toont het rooster, leerling haalt de pas er langs en de aanwezigheid wordt geregistreerd. Mocht vanwege flexibiliteit het nodig zijn: ook ongeroosterde zaken worden geregistreerd. De docent kan de les afsluiten door na afloop zijn pas er nogmaals langs te houden. En vanaf juli: Magister voor iPhone! Nu moet die wel nog in Nederland beschikbaar komen, maar Schoolmaster heeft het al wel gebouwd.

Fleur demonstreert de 3 stappen (zie hierboven):

1. Vastleggen van afspraken:
   • De docentenagenda: de docent kan naast reguliere roosterafspraken ook eigen afspraken zien. Deze afspraak kan voor groepen of een individu gelden èn er kan worden aangegeven of de afspraak bijdraagt aan de onderwijstijd.
   • Workshop inschrijvingen op initiatief van deelnemer zelf. Tot nu toe doen wij dit in Blackboard met de SignUp tool. Het voordeel van de integratie hier is dat het direct in alle agenda’s komt (zowel van docenten als deelnemers). Het toont de studenten die zich inschrijven, er is een maximum in te stellen en er kan worden aangegeven welke andere onderdelen je gehad moet hebben om te kunnen deelnemen.
   • Begeleidingsafspraken en niet-roosterbare afspraken kunnen ook verwerkt worden.
   • Alle functionaliteit zit verpakt in makkelijke klik-klak-klaar wizards.
   • Wijzigingen in afspraken kunnen via SMS notificatie gecommuniceerd worden.
2. Registreren:
   • Van geroosterde lessen is te vinken wie er wel was, of juist niet.
   • Voor individule afspraken: er kan worden aangegeven of de afspraak is nagekomen.
   • De les of activiteit wordt formeel afgesloten met pas of muisklik, doordat er een bevestiging wordt gevraagd aan docent. Dit blijkt voor accountant voldoende formeel te zijn. 
   • Fleur toonde een live demonstratie met een school in leeuwarden, via een HTC smartphone met GPRS verbinding.
3. Rapportage:
   • Onderwijstijd: voor elke deelnemer kan worden getoond hoeveel onderwijstijd er geconsumeerd is en er nog gepland staat.
   • Overzichten: per groep, individu en docenten.

Eigen conclusie: De functionaliteit komt een eind tegemoet aan de generieke definities en stappen zoals Wim die in de inleiding toelichtte. Sterk punt van de demonstratie is dat de 3 stappen concreet en overtuigend getoond konden worden in de applicatie.

Productpresentatie 2 EduArte door Olaf McDaniel (Stoas en Topicus)

Olaf noemt de module in Eduarte “Participatie” omdat dat meer is dan presentie/absentie. Vervolgens geeft hij een demo. Deze module wordt in september opgeleverd en staat ‘gekoppeld naast’ het ‘Deelnemer BegeleidingsSysteem’ DBS. De grootste motivatie en tegelijk struikelblok voor absentieregistratie is op dit moment externe verantwoording. Dat leidt niet tot enthousiast gebruik van systemen met een administratief karakter, zeker niet door docenten.

De participatie module moet behalve registratie ook planning ondersteunen. Uitgangspunt is de agenda, die gekoppeld kan worden met Outlook, Google Calender etc. zodat personen zelfs prive agenda’s kunnen integreren. De module is ook geïntegreerd met het DBS: zodat absentie gekoppeld wordt met informatie uit het volgsysteem die mischien verklaart waarom iemand afwezig is.

De 3 stappen (zie hierboven):

1. Vastleggen van afspraken:
   • Roosterafspraken zijn gekoppeld en komen in de agenda. Deze zijn anders gekleurd dan eigen en privé afspraken.
   • De agenda ondersteunt roosterbare activiteiten, ad hoc afspraken en niet-roosterbare afspraken.
   • Sterk punt voor flexibiliteit: Een docent kan zelf een groepje samenstellen om een activiteit mee uit te voeren en deze plannen, los van het rooster. Beschikbaarheid van deelnemers en docenten wordt vervolgens gechecked.
   • Iemand kan zichzelf afmelden voor ziekte of iets anders en weer beter melden.
2. Registreren:
   • Getoond wordt hoe afwezigheid voor groepen of een individu geregistreerd wordt op vinklijsten. De interface is ook hier gebruiksvriendelijk.
   • Koppelingen naar pasjes/poortjes en wandloggers zijn mogelijk.
3. Rapportage:
   • Er zijn overzichten mogelijk van aanwezigheid van een student door een week heen.
   • In het DBS staat het zorgvierkant centraal, hierop wordt in kwadrant ‘gedrag’ een percentage absentie vermeld.

Laatste nieuws: nog voor de module “Participatie” komt de module “Competentiemeter” uit.

Eigen conclusie: de module is wat minder ver ontwikkeld dan de agenda in Magister, de globale functionaliteit ondersteund al wel duidelijk flexibel onderwijs.

Productpresentatie 3 ComTak door Jan Luesink

ComTak heeft hun systeem op o.a. ROC RijnIJssel kunnen implementeren. Het is te koppelen met nOISe of andere administratieve (pas)systemen. Ook hier wordt er gedemonstreerd vanuit de functionaliteit van de agenda, inclusief roosters, ad-hoc afspraken, workshop inschrijvingen etc. Daarnaast zijn de standaard overzichten en rapportages mogelijk.

Eigen conclusie: de folder toont behalve presentie ook nog andere modules zoals een competentiemeter, projecten/opdrachtenbank, trajecten met taken en projecten, begeleiden / beoordelen en planning. Voor mij een verassing want als leverancier kende ik ze niet, terwijl ze toch een comlete productlijn hebben voor onderwijslogistiek. De vraag is wel hoe ze zich naar de toekomst toe positioneren ten opzichte van de kernregistratie en ontwikkelingen op het gebied van webservices. Verder is de gebruikersinterface een beetje belegen. Comtak organiseert ook de hosting, in datacenters. Het bedrijf is relatief klein.

Algemene Conclusie:

Opvallend is dat in vergelijking met vorig jaar ik veel minder systemen met “vinklijstjes’ tegen ben gekomen. De traditionele absentie toont groepen deelnemers waarop je afwezigheid aanvinkt. Deze lijsten werden vanuit het roosterprogramma geproduceerd/gevoed. Vanwege alle flexibiliteit die vereist wordt, alle niet-roosterbare afspraken en een wisselende samenstelling van groepen is een agenda veel functioneler als startpunt van registratie. Al met al een nuttige dag.