Overigens een mooi kantoor met kruk-flexplekken waar je even kunt neerstrijken en een behulpzame systeembeheerder die je gelijk op de gast-draadloos toegang geeft!

Sinds kort schrijf ik samen met anderen van Parell op de groepsblog daar. Aan bod kwamen: De bijeenkomst kenniskring  met bestuurders, de Netwerkschool3.0 van de Argumentenfabriek, Aan- en afwezigheidonderzoek van inspectie en Onderwijslogistiek van Triple A. Meer is te lezen hier.

Er loopt een onderzoek onder bestuurders en hun contactpersonen, over de relatie tussen onderwijs, ict en bedrijfsvoering. In de vorm van interviews. Doel is te achterhalen waar ‘blinde vlekken’ zitten op dit terrein. Ook de betrokkenheid van bestuurders wordt gestimuleerd, door actief  te inventariseren welke vragen er leven op het gebied van onderwijsbedrijfsvoering en flexibilisering. 

Vervolgens vertelt Hans van Honk (Procesmanagement MBO2010) over het streefbeeld 2010 van staatsecretaris OCW:

• Nieuwe opleidingen zijn goed vormgegeven, de kwaliteit is gewaarborgd en bedrijfsvoering moet op orde zijn.
• Er is sprake van continue kwaliteisbewaking.
• De examens zijn goed vormgegeven.

Het doel van procesmangement mbo2010: ROC”s ondersteunen bij modernisering via

• Ontwikkelen modellen
• Aansluiten bij initiatieven
• Gebruik maken van bestaande netwerken.
• Kern: inventariseren en ter beschikking stellen good practices.

MBO2010 houdt zich bezig met 3 thema’s:

• Inhoud
• Professionalisering
• Bedrijfsvoering

Wat wordt er dan onder bedrijfsvoering verstaan? Hans hanteert de definitie:

“Afgestemd geheel van mensen, middelen, sytemen t.b.v. realisatie doelstellingen en succesvolle uitvoering van processen in onderwijs.”

Afgeleid hiervan is onderwijslogistiek:

“Afgestemd geheel van beschikbaarheid van mensen en middelen t.b.v. succesvolle uitvoering processen in het onderwijs”.

De werkwijze binnen het thema bedrijfsvoering, volgt de volgende stappen: 

Processen -> Functineel Ontwerp -> Instrumenten -> Gebruik

Het complete plaatje is hier terug te vinden en de presentatie van Hans volgt hieronder:

Achtergrond van het model op inhoud:

• Het model probeert inzichtelijk te maken, welke kosten onderwijsactiviteiten met zich meebrengen.
• Niet alleen brengt het de kosten van het primaire proces in beeld, maar ook van ondersteunende processen. 
• Het model werkt op alle niveau’s: teams, scholen en instellingen.
• Het model is slechts de helft van het verhaal: inzichten zijn leuk, maar hoe “durf” je er mee aan de slag te gaan binnen je instelling.

Vervolgens volgde een demonstratie: 

Het begint met de inrichting van het model met je eigen parameters: sectoren, personeelssoorten, activiteitssoorten, leerwegsoorten en ruimtesoorten. Elke parameter heeft attributen zoals aantallen, fte, tarieven en euri. Daarna wordt het aanbod van opleidingen van een team ingevuld en wat men er voor nodig heeft. Ook is per opleiding weer in te vullen wat voor soort onderwijsactiviteiten er zijn. Dit kan zo fijnmazig als je wilt. 

Uiteindelijk leidt dit een rapport: wat zijn de totale kosten van een opleiding, wat kost deze opleiding per student. Als vervolgens met de parameters gespeeld wordt, zie je direct het effect op benodigde personeel, ruimtes en kosten.

Vragen en opmerkingen:

• Geeft het systeem signalen als iets “echt niet kan”? Op dit moment niet, als je over je budget heen schiet, of over je “personeelsvoorraad” dan moet je dit zelf vergelijken. 
• Waar komt CGO in het model terug? Op zich niet direct, het zou ook gebruikt kunnen worden voor “oude” vormen van onderwijs. 
• Zou het gekoppeld kunnen worden aan een workflow waarin teamactiviteiten-plannen, leiden tot een check bij ondersteunende diensten, goedkeuring voor budgetten etc.? 
• Het is juist goed als de calculator “onderwijsmodel-neutraal” is. Zodat instellingen met verschillende onderwijsmodellen het toch kunnen gebruiken.
• Is het gebruik van het model veel werk? Ervaring laat zien dat opleidingsmanagers hun opleidingen en parameters er in “drie kwartier” in hebben zitten. Veel meer tijd gaat zitten in het bedenken wat je met de uitkomsten wil. Gaan teams “spelen” om plannen te maken, of gaan besturen dit gebruiken om strategische beslissingen te nemen?
• Is er meer bekend over de algorithmen en manieren van doorrekenen? In workshops wordt hierover meer achtergrondinformatie gegeven.
• Ervaringen op ROC Mondriaan laten zien dat teams in staat zijn om vanuit het onderwijsconcept de stap naar bekostiging te maken èn terug. Er ontstaat zo een constructief proces waarin wat wenselijk is afgestemd wordt met wat mogelijk is.
• Praktisch: 1 maart is de tool klaar, dan kunnen in “train-de-trainer” sessies 2 mensen per ROC geschoold worden. Het wordt gefinancieerd door MBO2010. 
• Beheer van het systeem: de tool is van MBO2010 en stelt het beschikbaar aan de instellingen. Zoals het er nu naar uitziet, gaat hier niets voor gerekend worden.

Marketing-samenvatting Artefaction: Vorig jaar zei men “Ik heb geen instrument, had ik er maar een dan kon ik het uitrekenen”. Die tijd is voorbij.

Zoals ik al eerder doorpubliceerde komt er op 12 februari een congres Onderwijslogistiek en CGO.

Nu zijn ook de parallelsessies bekend:

Eerste ronde parallelle sessies (14.45)  

1. De organisatie op zijn kop bij ID College (de ontwikkeling van de student centraal)
2. HPBO doorbraakproject Time: onderwijslogistiek bij ROC Eindhoven
3. Individuele leertrajecten bij ROC Westerschelde
4. Functioneel ontwerp onderwijslogistiek Triple A
5. De onderwijslogistiek van de major-minorcombinatie: een zoektocht naar flexibilisering van onderwijs bij ROC van Twente 

Tweede ronde parallelle sessies (15.45) 

1. ROC Aventus: onderwijscatalogus als middel en niet als doel
2. Workshop FlexCollege
3. Inzet van de Onderwijscalculator bij ROC Mondriaan
4. Vormgeving van de onderwijslogistiek binnen het ROC van Amsterdam

Voor meer details over de inhoud van de sessies, klik hier.

Wellicht ten overvloede de locatie: ROC van Amsterdam, Tempelhofstraat 80, 1043 EB Amsterdam

Het idee is om de verenigingsstructuur van de MBO Raad te gebruiken om de activiteiten van verschillende netwerken samen te brengen. Echter het organiseren van deze samenwerking vergt tijd, dus wordt er gezocht naar een interim-oplossing.

Ben doet een oproep: als iemand in dit interim “gat” wil springen, voel je dan geroepen.

Vervolgens wordt de voorzittershamer overgedragen aan het Deltion College dat op 17 september in Zwolle gastheer is voor de 20ste conferentie.

Omdat het overleg gedeeltelijk mededelend en uitwisselend van aard was, komt er in dit blogje van alles voorbij, maar ik wilde het toch delen.

Er bleek een uitgebreid artikel over Parell verschenen te zijn in de MBO Krant. Voor wie iets meer wilt weten over de doelstellingen een aanrader, op bladzijde 4 en 11. Overigens kende ik het initiatief tot deze krant niet, maar ik kom er achter dat alle publicaties van MBO2010 via deze feed te volgen zijn. De aandachtsgebieden op het gebied van onderwijsbedrijfsvoering en de link met PARELL is uitgewerkt in bijgaand model.

Verder deed Frida Hengeveld een oproep aan alle contactpersonen om binnen hun organsiatie ook na te gaan wat de behoefte is bij bestuurders van ROC’s. Welke vragen leven er op het gebied van onderwijsbedrijfsvoering en hoe geven we participatie en uitwisseling vorm? De betrokkenheid op dit niveau is onontbeerlijk maar blijft een uitdaging. Ook gisteren was de opkomst van contactpersonen beperkt. Overigens heeft elk startend netwerk of community in het begin nog niet genoeg “tractie” om op impuls door te drijven. Dat kost altijd tijd en een “kartrekker” .

Ondertussen gaat er een tweede tranche met geld naar TripleA voor o.a. de uitwerking van de overige onderdelen. De producten die dit oplevert zijn niet alleen beschikbaar voor de instellingen die meededen aan de aanbesteding van Kernregistratie Deelnemers, maar voor alle instellingen.

Vervolgens gaven 3 ROC’s een presentatie van hun ervaringen, tot nu toe, met de doorbraak-projecten-HPBO: Excellent Leren, Excellent Organiseren.

• Piet de Kant van ROC Aventus bracht het als volgt onder woorden: “Wij roepen wel dat we de student centraal zetten, maar doen we dat werkelijk?… We roepen wel dat we willen flexibiliseren, maar in welke mate dan?… We roepen wel dat er maatwerk willen, maar wat is dat dan?…” Hij hoopt daar tijdens het project duidelijkheid over te kunnen krijgen. Het doel is uiteindelijk te komen tot individuele leerroutes. Tijdens de presentatie kwam naar voren dat “stelselcondities” één van de thema’s gaat worden, tijdens de verkenningsfase.
  Dat wekt bij mij nieuwsgierigheid op omdat ik soms “het gevoel” heb dat bekostigingsstructuren, CAO’s en verantwoordingseisen (compliancy is geloof ik het engelse woord ) flexibilisering in de weg staan.
• ROC eindhoven presenteerde hun TIME methodiek en die vindt ik zo praktisch dat ik er een apart blogpostje aan ga wijden. Het staat voor Toegepast Integraal Model Eindhoven. (Ik ga toch een keer in een verloren uurtje afkortingen verzinnen denk ik Neem een pakkende engelse term, wat mindmappen en we kunnen weer vooruit ) Wat deze methodiek organiseert is dat er 4 niveau’s van flexibilisering gescand worden op 4 pijlers. Waarbij het dus zaak is, als je een bepaald niveau wilt bereiken, je in àlle pijlers even ver bent. De scan brengt dat in kaart en levert dus aandachtsgebieden op om op te sturen.
• Jan Hammink van ROC Twente vertelde over de onderwijslogistieke obstakels van hun major/minor model. Dit heeft hen er toe gebracht het aantal aangeboden minors terug te brengen. De verdiepende minors zijn dan nog het makkelijkst aan te bieden. De verbredende minors die opleidingen of sectoren overschrijden (Kan ik iets met medische ICT leren? Kan ik administratie doen in het Duits, we wonen vlak bij de grens? etc) zijn moeilijker aan te bieden. De behoefte aan “cross-over” opleidingen wordt overigens wel getoetst door te kijken naar de arbeidsmarkt etc. voordat het daadwerkelijk wordt aangeboden.
  Een pluspunt: “Nu we met 8000 studenten op één locatie zitten hoef je voor sommige minors alleen maar over te steken”. Wat maar eens benadrukt hoe gebouwlijke inrichting iets (on)mogelijk maakt.
  Opmerking van de inspectie: pas op dat maatwerk met veel digitale content (lees: verticale boeken zonder interactie in een ELO) niet leidt tot “eenzaam leren”…

Zijdelings kwam nog even ter sprake dat het Expertise Centrum Beroepsonderwijs een soort R&D functie binnen de BVE sector moet krijgen. Met als doel:

Het ECBO zal wetenschappelijke en praktijkgerichte kennis ontwikkelen, verzamelen en verspreiden die voor het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie relevant zijn. Het expertisecentrum zal zich de komende jaren ontwikkelen tot hèt informatiepunt voor de sector.

Als dit bijdraagt aan meer “Evidence Based Onderwijs” dan juich ik dit natuurlijk toe. Als er iemand is die een beetje overzicht houdt over alle expertisecentra, dan houd ik mij aanbevolen .

Al met al een nuttige bijeenkomst!

Het was voor mij de eerste kennismaking met het gedeelte onderwijslogistiek binnen de bollenplaat. De kernregistratie kennen we wel zo’n beetje. De processen binnen onderwijslogistiek zijn als volgt samen te vatten:

• Na het maken van een overeenkomst of na signalen uit het begeleidingsgedeelte wordt een leervraag geformuleerd. Deelnemer en zijn vraag centraal dus.
• Vervolgens wordt gekeken vanuit de onderwijscatalogus of er inhoudelijk een aanbod gedaan kan worden aan de student.
• Daarna gaat er een zogenaamde “roostermachine” aan de gang. Niet zozeer een roosterprogramma in de traditionele betekenis, maar eentje die kijkt naar het passende aanbod aan de ene kant en de beschikbare resources (personeel, financieel, facilitair etc) aan de andere kant. Oftewel vraag, aanbod en randvoorwaarden ontmoeten elkaar.
• De manier waarop deze machine zaken doorrekent of plant hangt samen met de “business rules” van een instelling. Deze uitgangspunten bieden een kader waarbinnen de matching plaatsvindt en eventueel knelpunten naar boven komen.
• Het niet kunnen faciliteren van een vraag en bijbehorend onderwijsaanbod doorloopt vervolgens een apart proces. Er is immers al een overeenkomst met de deelnemer.
• Als gedurende de ontwikkeling van een student een veranderende vraag ontstaat gaat de machine weer aan de slag.

Eigen indruk: het “machientje” dat voordurend intelligent omgaat met veranderende vragen van een individu en hierop resources matcht is in mijn ogen raketwetenschap. Tegelijkertijd is het het hart van de logistiek. Dit soort geavanceerde functionaliteit wordt wellicht ook geboden in de wereld van transportlogistiek.
Tegelijkertijd vraag ik me af of dit alleen nodig is omdat het oplossingen biedt voor complexheid die we zelf organiseren. Als er ruimte is voor zelforganiserend vermogen van kleinere teams dan speelt dit wellicht minder. Dus de schaal waarop iets gepland of gematcht wordt speelt een rol.

Vanuit TripleA is men nu bezig om het programma van eisen verder uit te werken. Dat gebeurt door deelnemende instellingen gezamenlijk. Onduidelijk is nog in hoeverre ook de implementatie gezamenlijk wordt uitgevoerd.

In de workshops “Flexcollege” wordt een simulatie uitgevoerd. Van te voren wordt in een intake bepaald welke leervragen een CVB heeft. Deze leiden tot onderzoeksvragen die de workshop inhoud geven. Uit de eerste bijeenkomst komen dan voorlopige conclusies die weer als input dienen voor een tweede deel (waarin gekeken wordt naar oplossingsrichtingen). Door je aanbod, personeel etc. vast te leggen in een onderwijsmodel kunnen er bepaalde keuzes ingevoerd worden. De simulatie gaat deze keuzes vervolgens doorrekenen. Een paar opmerkingen:

• De initiele dataset op het gebied van resources is o.a. afkomstig van ROC Eindhoven. Het blijkt in de praktijk niet storend te zijn om te werken met “andermans cijfers”. Omdat inzicht in de consequenties van bepaalde keuzes voldoende aangrijpingspunten bieden voor beslissingstrajecten.
• De uitkomst van de simulatie kan een onbetaalbare zijn. Binnen één workshop kun je deze exercitie echter maar 1 keer doorlopen.
• Kennisnet anonimiseert de leervragen en ervaringen. Vervolgens worden deze gedeeld op MarktplaatsMBO.
• De workshops kunnen besteld worden. Ze kosten 10 kiloeuro waarvan de helft vergoed wordt uit het MBO2010 programma.

Jeroen Winkelhorst van ROC Nijmegen presenteerde daarna hun specifieke leerpunten:

Praktisch: Het is goed om bij deze workshop mensen te betrekken uit alle lagen en delen van je instelling.

Inhoudelijk voor wat betreft flexibilisering:

• Het goed regelen van EVC heeft een enorme impact op rendementen en diploma’s. Het veronderstelt wel een organisatie die na het vaststellen van EVC’s er mee om weet te gaan.
• Meerdere instroommomenten inbouwen heeft een relatief kleine impact op rendement of uitval.
• Ruimere openstelling van gebouwen in weken door het jaar, heeft slechts een gering effect.
• Cruciaal is een goed gevulde onderwijscatalogus en daar te zoeken naar standaarden.
• Sommige flexibiliseringmaatregelen leiden niet tot hogere rendementen, maar zijn misschien wel wenselijk voor de klanttevredenheid.
• Op niveau 3, 4 is meer behoefte aan flexibilisering in zijn algemeenheid dan op niveau 1, 2.
• Er bestaat de valkuil om teveel te denken vanuit de huidige situatie en dan proberen te flexibiliseren, ipv echts iets nieuws te verzinnen.

Eigen indruk: ik verwacht dat de workshops zeker bijdragen aan het spelen en stoeien met flexibilisering en mogelijke keuzes. Daarnaast hoop ik dat de vorming van domeinen binnen de MBO sector ook structureel meer ruimte biedt aan flexibilisering. Mijn vraag of domeinvorming van invloed is op de algoritmen in de simulatie zou worden meegenomen.